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Marco Normativo / Reglamentos · pdf · documento original ↗

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idad de Santiago
ración y Finanzas
n Administrativa
REGLAMENTON*157
ID.:: N”* 2369994
SANTIAGO, 12 JuL 2072
VISTOS: AntecedentesMemorándum
N*115 de fecha 24/04/2012 de! Área Administración yFinanzas, Ord. N*1690 de
fecha 03/05/2012deAbogado jefeDirección de Asesoría Jurídica,Ord. N*“75 de
fecha 14/05/2012del Área Administración y Finanzas, Ord. N*685 de fecha
24/05/2012 de Contraloría Municipal, Servicio Internode fecha 25/05/2012 del
Área Administracióny Finanzas,OrdN*91 de fecha 01/06/2012 del Área
Administración yFinanzas, Ord. N*%749 de fecha 06/06/2012 de Contraloría
Municipal, Servicio Interno de fecha15/06/2012 del Área Administración y
Finanzas, ServicioInterno de fecha15/06/2012 dela Dirección de Gestión
Administrativa; yenejercicio delasatribuciones que me fueron otorgadas
mediante Reglamento Alcaldicio N* 339 del 06 de diciembre de2008 (Versión
revisada, corregida yactualizada almes de junio de 2012), díctaseel siguiente:
REGLAMENTODEINVENTARIOMUNICIPAL
TITULO |
NORMASGENERALES
ARTÍCULO 1”: El presenteReglamento, regulael procedimientouniforme y obligatorio para el
registro actualizadodeBienes Inventariables Depreciablesy no Depreciables de la 1.
Municipalidad de Santiagoy se aplicará sinperjuicio de las facultades que el Reglamento N?2 339
otorga a las Direccionesde Salud y Educación, unidades que deberán normar internamente
mediante Resoluciónla operacionalizacionde las disposiciones aquí contenidas.
ARTÍCULO 2”: Paralosefectos de esteReglamento, se entiende por inventario el acto
conservatorio que tiene por objeto hacer constar el estado patrimonial de los bienes muebles de
la 1. Municipalidad de Santiago, que permitan gestionarlos, controlar su usoy su adecuado
aprovechamiento.
Se distinguen dos tipos deInventarios:
a) Inventario Material: Es el registro documental o físico de los bienes muebles e
inmuebles delaMunicipalidad, en elque consigna laadquisición, elingreso, salida,
distribución,clasificación, estado,y demás actuacionesrelacionadascon dicho bien.
Bienes adquiridoscon fondos municipales y/o ministeriales
b) Inventario Digital:Es el registro computacional o digital,con los debidos resguardos, en
el que se consignala adquisición,el ingreso, salida, distribución, clasificación, estado y
demás actuaciones relacionadas con dicho bien.
Dirección de Administración y Finanzas.

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idad de Santiago
ARTÍCULO 4”: Para cumplircon este objetivo, la Dirección de Administración yFinanzas en lo
relativo a Contro! de Inventario, delegará en la Dirección deGestión Administrativa Municipal y
en las Unidadesde Controlde Inventario de las Direcciones de Salud y Educación, las siguientes
funciones:
4.1.- Registrary mantener actualizados los movimientosfísicos de bienesmuebles de la
Municipalidad ylos inventarios valorados de los mismos.
4.2.- Velar porel ordenamiento, revisión y utilización de los bienes mueblesmunicipales, sin
perjuicio de laresponsabilidad de cada Jefe por los bienes asignados a laUnidad bajo su
Dirección.
4.3.- Mantenerpermanentemente actualizados los registros del InventarioGeneral de la
Municipalidad,desglosadospor Direcciones, Departamentos,Secciones y Oficinas.
ARTÍCULO 5”: La Direcciónde GestiónAdministrativa Municipal y las Unidades de Control de
Inventario de las Direcciones de Saludy Educación deberándefinir procedimientos adecuados
para comprobarque se hayan recibidolos bienes, así comoexigir la firma de recepción de los
mismos por parte de Directores y Jefes de Unidades.
También deberán efectuarun controlpermanente y sistemático de los bienes inventariados,
realizando comprobaciones físicas, asegurándose que todas las comprassusceptibles de
inventariar estén incluidasen los inventarios, además, definircriterios para eliminar las especies
dañadas, obsoletas y verificar algún tipode error o alteraciónde los mismos.
ARTÍCULO 6”: Los inventarios deberánser completos y estar permanentemente actualizados y
vigentes, correspondiéndole a la Dirección de Control realizar fiscalizaciones periódicas en esta
materia a modode controldeliberado.También en esa actuación deberá fiscalizar que se hayan
elaborado oportunamentelas planillas de Altas y las resoluciones de Baja.
ARTÍCULO 7”: Ningún funcionario Municipal podrá por si solodisponer el traslado o destinación
de los bienes entregados asu cargo. Essólo facultad de la Dirección de GestiónAdministrativa,
la Dirección deEducación,respecto delnivel central y de sus establecimientoseducacionales y
de la Direcciónde Salud respecto del nivel central y de sus consultorios; la disposición y traslado
de bienes de uso, ya sea interna o externamente. El funcionario que infrinja estas normas será
proclive a tener responsabilidad administrativa y ser sancionado previo proceso sumarial, sin
perjuicio de la obligación inmediata deresponder civilmentey de reponer los bienes afectados,
si correspondiere
TÍTULO |!
DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO
ARTÍCULO 8”:El presenteprocedimiento regula los procesos operativos yadministrativos,
tendientes a administrar de manera permanente los bienes de la Municipalidad, mediante el
registro, actualización y mantención deun Control de Inventarios por partede las Unidades
señaladas en elartículo 4to.
ARTÍCULO 9”: Elprocedimiento de inventarios reconoce las siguientes actividades:
Incorporación cronológica de losbienes y elaboraciónde Actas.
Mantención de Inventario. Altas-Bajas-Traslados
Bb une
Controldel Inventario.

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idad de Santiago
ARTÍCULO 10”: Incorporación de los bienes:
Es el registroen elInventario de las adquisiciones de los bienes, individualizados uno a uno de
acuerdo conla clasificación establecida en la normativa delsistemade ContabilidadGeneral de
la Nación (Oficio CGR. N2 60.820 de2005) y debe contemplaral menos los siguientesdatos:
* Numero deordende compra
* Numero defactura
* Proveedor
* Fecha de adquisición
* Valor de adquisición
* Cantidad
* Vida útil segúnlas normas dictadas paratales efectospor laContraloría General de la
República.
* Numero deinventario otorgado
* Estado en que seencuentra (bueno, regular omalo)
En el caso delos vehículos, el mayor detalle posible, a saber:
* N” de motor
* N* de chasis
* N? de serie
* Color
* N? de ejes
* N2 de puertas
* Marca
* Modelo
* Otros
Sólo se podrán inventariar en términos físicos los bienes deuso quetengan como valor mínimo
de una UTMal momento de su adquisición. Cualquier objeto o bien inferior a este monto es
consideradogastomenor, sin embargo, si esun bien delarga duración deberállevarse un
registro interno para cada uno de ellos.
En el caso delos bienes de uso ya existentes sehomologarásu valorcon el que dichobien tenga
en ese momento enel comercio.
Una vez entregadoel bien a la unidad solicitante, el Departamento de Inventarios mantendrá un
registro y seguimiento de los de todos los bienes uso, el que serárecogidoen unaplanilla de
ALTA que estará en un lugar visible, de fácil acceso de launidady que deberá contener los
siguientes datos:
a) Nombre delbien (Género yEspecie)
b) Descripcióndel bien con elmáximo de característicasy detalles de éste
c) Codificaciónpor N?2 de inventario (N2 único de registro que identifica albien)
d) Estado del bien
e) Fechade toma de inventario.
Debe contarademás con la firma de o los inspectores que realizaronla tomadel inventario, del
Jefe del departamento de Inventarios y del Jefe ó personaa cargode la oficina inventariada y
deberán reemplazarse con las actualizacionessegún vaya sufriendomodificacionesya sea por
ingresos, traslados obajas.
ARTÍCULO 11”: Mantención del deInventario.
En el sistema deinventario deben estar registradas todas lasdependenciasmunicipales
agrupadas por Dirección, Departamento, Sección y Oficina.
Una vez realizada laincorporaciónde las adquisiciones se debe mantener unflujo constante de
información,que permita contar enforma oportuna con el debido seguimiento de los bienes del
activo físicomunicipal, mediantelas fichas dealtas y bajas, y/o los cambiosy traslados. Esta
etapa no contempla pasos consecutivos, ya que la ocurrencia de los mismos pueda darse un
orden diverso, comosimultáneo y son los siguientes:

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Altas de Bienes:Consistirá en el ingreso al inventario de los nuevos bienes adquiridos
consignándose enella el número de registro individual, la descripción de la especie y el estado
en que se encuentraen el momento de su incorporación.
Bajas de Bienes oTraslados: En esta tarea, se registrarán los bienes dados de baja, para lo cual
el Depto. de Inventario conservará juntoal documento que solicita la baja lacorrespondiente
Resolución. Porlotanto,las especiesno reasignadas, no constituyen traslado y serán
mantenidas en bodegas municipales bajo custodia oresguardohasta la determinación de su
baja y remate, registrándosecomo tales.
Designación deFuncionario Responsable: En cadaDireccióndeberá individualizarse a un
funcionario encargado de informar a la Unidad de Control de Inventario, de lasmodificaciones o
novedades pertinentes. Losresponsablesde los bienesde cada unidad deberánser funcionarios
de planta o contrata.
ARTÍCULO 12": Siunbien debe ser retirado de la unidad municipal que lo utiliza, el responsable
de los bienes deesa unidad, deberáinformar laUnidad deInventario,a través de un
Memorando, parasubaja del sistema yposterior retiro físico. Acto seguido, seprocederá a su
traslado a la bodega central, o se destinará en lostérminosconsignadosen la respectiva
Resolución que autoriza estaacción.
ARTÍCULO 13”: Labaja delos bienesmunicipalesla determinará el Director de Gestión
Administrativa conforme al Reglamento de Delegación de Atribuciones yAsignación de
Funciones AlcaldiciasN2 339 bajo Resolución suscritapor el Secretario Municipal, Director de
Rentas y Direccióndel Áreade Administración y Finanzas.
En el caso de losbienes deEducación y Salud la determinación mediante el acto administrativo
correspondiente recaerá enlos Directores.
Aquellos que porsu estado físico o cualidades técnicas no resulten funcionales, y no se
requieran para elservicio alcual se destinaron, o resulte inconveniente seguirlos utilizando, se
clasificarán como“Bienesno útiles”y se podráespecificaren la Resolución la palabra
“Destruir”.
Cuando se tratedebajascon enajenación a terceros, excluyéndose la Donación, estas se
efectuarán a través del remate público. Si se considerala baja conla modalidadde donación, se
requerirá previamente el acuerdo delConcejo Municipal, todo ello de conformidad a los
artículos 34, 35 y65letra e)de la Ley N?18.695
ARTÍCULO 14": Seprocederáa la Baja deBienes, en lossiguientescasos:
Obsolescencia:Elloocurrecuando el bien ya cumplió su vida útil, o no resultacompatible por
los cambios tecnológicos incorporadosen el Servicio.
Daño Permanente:Comprende los casos, en que elbien ha sufrido un dañoque no admite
reparación alguna.
Sustracción porRobo o Hurto: Implicala pérdida delbien, cuando el mismo ha sido sustraído
de la Unidad oDepartamento en quese encuentradestinado,a consecuencia de un robo o
hurto.
ARTÍCULO 15: Sin perjuiciode lo anterior se podráestableceruna políticade conservación
dentro del activode bienes, cuandoéstos hayancumplido su vida útil, yaún estén en
condiciones de serutilizados, en cuyo caso se determinará una segunda vida útilequivalente a la
mitad de la data original y durante esta semantendrá el valor librode $1.-
Los traslados obajas delas especiesno podrán autorizarsesi no han sido previamente
inventariados.

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ARTÍCULO 16": Si se ha producidoun cambio en el responsable a cargo de los bienes destinados
a una Dirección, ésta através de lacorrespondiente Jefatura informará a la brevedad a la Unidad
de Control de inventarios.
Finalmente, se actualizará la información en el registrodel bien y en el ACTA,con los nuevos
datos.
ARTÍCULO 17”: Del control del inventario
La Unidad de Controlde inventario correspondiente mantendrá unarchivo físico de todos los
bienes ingresados conla copia de factura en carpetas separadas porDirección yDepartamentos
o Unidades. Cuandola valorización del bien se hayaefectuadode conformidad al criterio
establecido en el artículo 23” del presenteReglamento,se mantendrá el comprobante contable
que dio origen a su valorización, con sus respectivos respaldos.
En caso de traslado del bien o bajas, se procederá con las modificaciones en el Sistema de Altas,
Inventario físico y Acta.
Cada baja de un bien,se hará en el sistema. Cuando ésta se produzca en los bienes registrados
por levantamiento de bienes yaexistentes (sin registro de factura), se confeccionará la
Resolución de baja sin factura, adjuntando una impresión de pantalla obtenida del sistema
inventario.
Artículo 18”: El inventario deberá estaractualizadode acuerdoal Art. N29, del presente
Reglamento, al 31 de diciembrede cadaaño por lasUnidades deControl deInventarios y
remitido a la Dirección de Contabilidady Finanzas antes del cierre del ejercicio contable-
presupuestario.
Artículo 19”: Todo bien deuso depropiedadmunicipalinventariado, cuando sea
materialmente posible, deberá llevar visibleun numero de orden único e individual grabado que
lo identifique y que tenga relacióncon el inventario respectivo, el cual se mantendrá invariable
mientras forma partede la dotación municipal.
ARTÍCULO 20”: En elinventariono se incluirán los artículos deconsumo como vestuario,
combustible, forraje,etc. y las especiesde carácterconsumiblescomo papel, ampolletas,
escobas, archivadores,etc.
ARTÍCULO 21”: La pérdida de cualquierbien del inventario, serácausal inmediata de una
investigación sumariao sumario administrativo, según su importancia y relevancia, sin perjuicio
de la reposición del bien por partedel funcionario que lotenía a su cargo.
Si de la instrucción sumaria se desprende claramenteque los hechos investigados revisten
carácter de delito penal, estos deberán denunciarse a la justicia ordinaria.
TITULO Ill
DEL REGISTROCONTABLE, LA ACTUALIZACION YDEPRECIACION DEL INVENTARIO
ARTÍCULO 22*: Todobien de usodepreciable se clasificará de la manera queseñala el Oficio
N*60.820 de 2005 dela Contraloría General de la República, queentrega lanormativa del
Sistema de Contabilidad General de la Nación, tendránuna codificación única,compuesta por
familias (géneros) querepresentanuna característica delbien. Sin perjuicio de esta definición, el
municipio podrá establecer subdivisiones pertinentes a cada actividad
Los bienes de uso cuyo valor deincorporación sea superior a8UTM, será
incorporados dentrodel ActivoFijo Municipal.

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ARTÍCULO 23”: Los bienes de uso incorporados, debencontabilizarsepor el valor deadquisición
más todos los gastos inherentes ala transacción hastaque se encuentren en condiciones de ser
usados, ejemplo:fletes, embarques, desaduanamiento, impuestos,instalacionesu otros. Del
mismo modo, si seincurre en cualquiera de estos gastos con posterioridad al funcionamiento del
bien se contabilizaran como gastospatrimoniales.
En relación a bienes incorporadospor donación deberán registrarse por el valor detasación que
determine un organismo o profesional competente designado por launidad que administra el
bien, una vez quela o las especiesse encuentren en poder del donatario.
Para los bienesincorporados por expropiación sedeberán registrar por elvalor de la
indemnización quese pague al expropiado.
En el caso de losbienes de uso yaexistentes y para los cuales no setenga facturani orden de
compra, se aplicará por una vez, los siguientes criterios:
Respecto de aquellos bienes en que exista factura dealguno de su misma antigúedad, genero,
calidad o característica, e valorizará al valor libroque tal bienposea al momento de la
contabilización.
Si por el contrariono existiese factura de bienes similares, se solicitará tasación o juicio experto
a través de la Dirección de GestiónAdministrativa.
ARTÍCULO 24”Los desembolsos por conceptosde reposiciones vitales,reposiciones
extraordinarias, mejoras y adiciones que aumentanla vida útil del bien, o incrementen su
capacidad productiva o eficiencia original, deben contabilizarse en lascuentas de Bienes de Uso
correspondientes.
Las reposiciones vitales son cambios de partes o piezas, con el propósito de que elbien pueda
quedar en condiciones de normal funcionamiento y cuyo monto es significativo.
Las reparacionesextraordinarias,están constituidaspor desembolsos necesariospara que el
bien quede en condiciones de normal funcionamiento, cuyo objetoes prolongarla vida útil
original del bien.
Las mejoras implican un cambioestructural en el bien con el ánimo de elevar su calidad
tecnológica y conello dejarlo en condiciones de prestarun mejor servicio.
Las adiciones o ampliaciones son agregadas a los bienes de uso existentes en la entidad y que
aumentan el valordel bien.
Estos desembolsos pasan a constituir incrementos delactivo principal y por ende,se rigen por
las normas de actualización y depreciación que rigen alactivo existente al inicio del ejercicio.
ARTÍCULO 25”: La actualizaciónde los bienes depreciables larealizará la Dirección de
Contabilidad y Finanzas en conformidad a la normativadel Sistema deContabilidadde la Nación
(Oficio CGR N2 60.820 de 2005)
las cuentas de bienes de uso depreciables y lasrespectivas cuentas de valuación deben
ajustarse en el ejercicio siguiente aaquel en que se extinga la vida útilestimada de las especies.
Los bienes de usoprovenientes deaños anteriores ylos adquiridosen el primer semestre del
ejercicio contablerespectivo, deben actualizarse de acuerdo al índicede actualización anual.
ARTÍCULO 26: Ladepreciación, delos bienes de uso sujetos a esta acción, la realizará Dirección
de Contabilidad yFinanzas en conformidad a la normativa del Sistema de Contabilidad de la
Nación (Oficio CGRN2 60.820 de 2005)
Los bienes de uso sujetos a desgaste, cuyo costo se distribuye enrelación a los años de
utilización económica deben depreciarse mediantela aplicacióndel métodode cálculo
constante o lineal. El monto determinado debe contabilizarse comoGasto Patrimonial, lo cual
implica que durante el transcurso de la vida útil de lasespecies la depreciación acumulada debe
registrarse en la cuenta de valuación de activo que corresponda.
El cálculo y registro de la depreciación debe efectuarse en cada periodo contablehasta que la
vida útil estimadase extinga, considerando un valor residual de $1.
Todos los bienes sujetos a depreciación, que hayan sido adquiridos en el segundo semestre del
ejercicio respectivo no deben depreciarse durante el primer año de laadquisición.A

Tabla 7 (página 7 (ocr) corte=30/06/2012 (texto) · 21 filas)

ARTÍCULO 27”:Establécense lassiguientes normas especiales para losinventarios del Teatro
Municipal y Palacio Cousiño:
En el caso del vestuario, cada prenda llevará el timbre, marca u otro distintivo indeleble que diga
“Propiedad Municipal”y el nombre de la obra a lacual pertenece.
Los funcionarios encargados de los instrumentosmusicales y del vestuario deberán llevar una
hoja de vida, yasea en archivos digitales computacionales o cualquier otro medio adecuado en
los que se anotaran el estado, ubicacióny todareparación que por efecto del uso se deban
realizar. Copiade elladeberá serenviadaoportunamente al Departamento de Inventario y a la
Dirección de Control Municipal respectivamente.
No se podrá arrendarni otorgar en calidadde préstamoninguna de las especies queconstituyen
patrimonio de esas reparticiones,salvo resoluciónalcaldicia.
ARTÍCULO 28”:La Municipalidad de Santiago a través dela Dirección de informática,desarrollará
un Sistema de Inventario vía WEBpara el uso municipal ylas Áreas de salud y Educación.
ARTÍCULO 29":La fiscalización delcumplimiento de lasdisposiciones contenidas enel presente
Reglamento corresponderá a la Dirección de Control Municipal, en virtuddel artículoN2 29 letra
a) de la ley 18.695.
ARTÍCULO 30":El presente reglamento regirá a contar de su publicaciónen la página WEB de la
Municipalidad,previaaprobacióndel Concejo Municipalde Santiago.
ANOTESE, publíquese, transcríbase atodas lasReparticionesMunicipales y pasea la Dirección de Gestión
Administrativa para su conocimiento yfines procedentes.
I.Municipalidad de Santiago - Pza. de Armas S/N — 713 6000— www.municipalidaddesantiago.cl
D.Gestión Administrativa - Depto. De Inventarios713 6359 - 713 6361