Documento · Santiago · Transparencia Municipal

Tabla 1 (página 2 corte=30/04/2014 (texto) · 7 filas)

Dirección	de Contro
I. Municipalida	d de Sant
o 2013 (Actua	lizado Ab
DEPARTAMENTO	AUDITORIA
ALISTA: MARÍA EU	GENIA HER
ISTRADOR PÚBLI	CO – UNIVE
RAMAS DE FLUJO	S: CAROLIN
. Ciencias Políticas	y Gubernam

Tabla 2 (página 3 corte=30/04/2014 · 2 filas)

REVISADO POR:	APROBADO POR:
Maria Eugenia Herreros Solar Departamento Auditoria Operativa	Víctor Arratia Manríquez Subcontralor
FECHA DE APROBACIÓN:

Tabla 3 (página 4 corte=30/04/2014 (texto) · 32 filas)

Funciones Dirección	de	Control 5
Estructura interna de	la	Dirección de C	ontr
Funciones de la Dire	cci	ón 7
Subdirección 7
Secretaria General 8
Dpto. Auditoria Oper	ativ	a 8
Dpto. Control de Con	tra	tos 9
Dpto Control Financi	ero	10
Sección Giros Globa	les	y Subvencione	s 11
Oficina de Partes 11
LOGIA DE LOS PRO	C	EDIMIENTOS	12
RECCION 14
Ficha de procedimie	nto
Elaboración Informe	Tri	mestral de Ejec	ució
TAMENTO AUDITO	RI	A OPERATIVA	17
Ficha de procedimie	nto
Eliminación de Docu	me	ntos en Desuso
Ejecución Auditoría O	pe	rativa
Revisión Decretos S	ecc	ión 3ra
TAMENTO CONTR	OL	DE CONTRAT	OS
Ficha de procedimie	nto
Visación Resolución	de	Pago Contrato	Co
TAMENTO CONTR	OL	FINANCIERO	32
Ficha de procedimie	nto
Visación Planilla de	Re	muneraciones
Visación Resolución	de	Pago por Adqu	isici
ON GIROS GLOBAL	ES	Y SUBVENCI	ONE
Ficha de procedimie	nto
Aprobación Resoluci	ón	y/o egreso por	Giro
Visación de Rendició	n p	or Giro Global	o Su
A DE PARTES 48
Ficha de procedimie	nto
Ingreso y Salida de D	oc	umentación Of	icina

Tabla 4 (página 5 corte=30/04/2014 (texto) · 20 filas)

I N T R O D	U CC I Ó	N
El presente	manual, t	iene por objeto expo	ner el ordenamiento inte	rno, funciones y
los principales flujo	s de infor	mación de la Direcci	ón de Control, presentan	do con claridad,
exactitud y objeti	vidad lo	s principales proce	sos que desarrolla, e	ntregando una
herramienta para d	isminuir l	a lentitud, el tiempo	de ocio, la duplicidad d	e acciones y el
exceso de docume	ntación, e	n busca de obtener l	a mejor forma de realizar	una actividad o
procedimiento.
Esta herra	mienta co	ntribuirá además a	la ejecución de auditori	as operativa, la
evaluación y co	ntrol inte	rno, permitiendo	también revisar cons	tantemente los
procedimientos de	tallados,	evaluar mejoras y	puntos críticos o de	riesgo para la
municipalidad y en	particular	para la Dirección de	control.
El manual e	stá dividid	o en dos partes. La	primera, expone las func	iones que la ley
le otorga a la Dire	cción de	Control y su estruct	ura interna. La segunda	, los elementos
básicos que se	deben c	onsiderar para la	comprensión y posteri	or uso de los
procedimientos y, l	a redacci	ón propiamente tal d	e estos últimos con su	correspondiente
diagrama de flujo.
Se seleccio	naron los	procedimientos más	importantes que desarr	olla cada unidad
de la Dirección d	e Contro	l, considerando cri	terios tales como; que	se encuentran
determinados en	la norma	tiva vigente, su re	iteración y que son c	onsiderados de
relevancia por la un	idad que	los realiza así como	por la Dirección.
				4

Tabla 5 (página 6 corte=30/04/2014 (texto) · 21 filas)

	De acuerdo	con	lo establecido en	el artículo 29º de	la Le	y Nº18.695	Orgánica
Con	stitucional de M	unic	ipalidades y sus	modificaciones, la	Direc	ción de Con	trol es la
unid	ad encargada d	e:
1.	Realizar la audit	oría	operativa interna d	e la Municipalidad	con el	objeto de fi	scalizar la
	legalidad de su a	ctua	ción.
2.	Controlar la ejec	ució	n financiera y pres	upuestaria municip	al.
3.	Representar al	alcal	de los actos muni	cipales cuando lo	s estim	e ilegales,	para cuyo
	objeto tendrá ac	ceso	a toda la docume	ntación pertinente.
4.	Informar al Conc	ejo l	os actos municipal	es que represente	el alca	lde.
5.	Colaborar direc	tam	ente con el Co	ncejo para el e	jercicio	de sus	funciones
	fiscalizadoras e	mitie	ndo trimestralmen	te un informe ace	rca de	l avance de	l ejercicio
	programático pr	esup	uestario y respond	iendo por escrito l	as con	sultas o peti	ciones de
	informes que sol	icite	un concejal.
6.	Asesorar al Con	cejo	en la definición y e	valuación de la au	ditoría	externa que	aquel, en
	virtud de una nu	eva	atribución puede re	querir.
7.	Velar por la obs	erva	ncia de las normas	de la declaración	de inte	reses y patr	imonio de
	las autoridades	que	ejercen una funci	ón pública, según	lo señ	alado en el	párrafo 4,
	artículo 61 de la	Ley	N°18.575.
8.	Otras funciones	esp	ecíficas entregada	s por leyes espec	iales,	entre otras,	las Leyes
	N°19.803 y N°2	0.08	8, el artículo N° 7	de la Ley N°19.78	0 y el	artículo Nº9	de la Ley
	Nº20.285.
							5

Tabla 6 (página 7 corte=30/04/2014 (texto) · 14 filas)

ESTRUCTURA INTERN	A DE LA DIRECCION DE CONTRO	L
ección de Control para	el desarrollo y cumplimiento de s	us funciones y
ue le han sido asignada	s por la normativa vigente, cuenta c	on la siguiente
	DIRECCIÓN
	SUBDIRECCIÓN
	OFICINA	DE
	PARTES
SECRETARÍA
GENERAL
TO DEPARTAME	NTO DEPARTAMENTO
CONTROL	DE DE CONTROL
CONTRAT	OS FINANCIERO
		SECCIÓN
		SUBVENCIONES
		6

Tabla 7 (página 8 corte=30/04/2014 (texto) · 29 filas)

1.	Planificar, dirigir, contr	olar y	coordinar todas l	as tar	eas que desarrollan la	s diferentes
	unidades que conform	an la	Dirección.
2.	Visar los decretos, re	soluci	ones de pago, pla	nillas	de remuneraciones y	honorarios,
	en los casos y oportun	idad	que proceda, en f	orma p	osterior a la revisión d	e la unidad
	correspondiente; dec	retos	sección tercera	, info	rmes de auditorias	, informes
	presupuestarios y dem	ás d	ocumentos emitido	s por l	a dirección.
3.	Participar en las sesi	ones	de: Concejo, Co	mision	es de Concejo, COSO	C, Comité
	Técnico Financiero,	pers	onalmente o re	presen	tado por subrogan	te cuando
	corresponda.
4.	Asesorar a las diferen	tes	unidades del muni	cipio e	n materias de contro	l, legales y
	reglamentarias.
5.	Ordenar la destrucción	de d	ocumentos en des	uso.
6.	Suscribir el informe s	obre	revisión del cump	limien	to municipal de la Le	y Nº20.285
	sobre Acceso a la Info	rmac	ión Pública, así co	mo los	informes de avance y	final de los
	Programas de Mejora	mient	o a la Gestión, Ley	Nº 19.	803.
7.	Asesorar al Concejo	en la	definición y evalua	ción	de la auditoría externa	que aquel
	puede requerir en virtu	d de	la Ley N°18.695 (le	tra e),	art.29, Ley N°18.695)	.
	F	UNC	IONES DE LA SU	BDIRE	CCIÓN
1.	Controlar y coordinar l	as div	ersas actividades	que re	alizan los Departamen	tos y otras
	unidades, visando todo	s los	egresos, oficios e	inform	es que salen de la Di	rección, en
	forma posterior a la rev	isión	de la unidad corre	spondi	ente.
2.	Estudiar la ejecución d	el pr	esupuesto municip	al, co	n el objeto de elaborar	el informe
	trimestral de comporta	mient	o financiero y pres	upuest	ario municipal.
3.	Apoyar a la Dirección	en la	administración de	l pers	onal interno, realizand	o el control
	de asistencia, feriados,	y pe	rmisos.
4.	Coordinar con los dep	artam	entos de la direcci	ón, la	fiscalización del cump	limiento del
	artículo letra l) del art.	7º de	la Ley Nº 20.285	sobre	Acceso a la Informaci	ón Pública,
	emitiendo un informe a	l resp	ecto.
5.	Subrogar a la Dirección	.
						7

Tabla 8 (página 9 corte=30/04/2014 (texto) · 29 filas)

1	.		Apoyar, tanto a	la Direcció	n, como a la Subdire	cción, en la elaboraci	ón, recepción y
		d	espacho de doc	umentos.
2	.	L	levar el registr	o y elabora	ción de informes re	specto a novedades	de asistencia y
			movilización del	personal,	incluyendo permiso	s administrativos, feri	ados legales y
		l	icencias médica	s.
3	.		Mantener el arc	hivo de ac	tualizado de norma	s legales y reglament	arias, Decretos
		a	lcaldicios, Regl	amentos, O	rdenanzas y acuerdo	s del Concejo.
4	.		Recibir, custodia	r y distribui	r los materiales de o	ficina y aseo, ademá	s de elaborar la
		s	olicitud de los m	ismos.
5	.		Controlar el uso	de la fotoc	opiadora, llevando u	n registro estadístico	mensual de su
		c	onsumo.
			FUNC	IONES DE	L DEPARTAMENTO	AUDITORÍA OPERA	TIVA
	1.		Planificar, diseñ	ar, ejecuta	r y evaluar las audit	orías operativas inter	nas y controles
			deliberados de	la municipa	lidad y el posterior	seguimiento de los re	sultados de las
			mismas.
	2.		Revisar la lega	lidad de la	s Investigaciones S	umarias y Sumarios	Administrativos,
			recibidos desde	las direccio	nes personal, salud	y educación.
	3.		Asesorar a la	Dirección	en el estudio de a	plicación de normas	que regulan el
			cumplimiento de	funciones	municipales.
	4.		Velar por la exi	stencia y p	ertinencia de los div	ersos instrumentos de	control interno,
			necesarios para	el municipi	o (Manuales de Estr	uctura, Funciones y Pr	ocedimientos).
	5.		Fiscalizar e info	rmar situac	iones específicas q	ue le encomiende la	Dirección, como
			por ejemplo info	rmes de co	ntratos de honorario	s, pago de horas extr	as, arqueos de
			caja y especies	valoradas,	etc.
	6.		Llevar un registr	o computa	cional de las observa	ciones y dictámenes d	e la Contraloría
			General de la R	epública as	í como de las respu	estas de las mismas,	por parte de las
			diferentes unida	des munici	pales.
	7.		Elaborar un info	rme trimest	ral sobre el cumplimi	ento de las letras a); b	); g); i); k); h) y
			m) del artículo 7	º de la Ley	N°20.285 sobre Acc	eso a la Información P	ública.
							8

Tabla 9 (página 10 corte=30/04/2014 (texto) · 6 filas)

8.	Elaborar e	l informe de avance trimestral de los Programas de Mejoramiento	a la
	Gestión y	presentarlo a los Concejales.
9.	Elaborar la	s Resoluciones de eliminación de documentos en desuso, solicitado	por
	las unidad	es municipales.
10.	Visar los	Decretos Sección 3ra. emitidos por las direcciones de Gestión	de
	Personas,	Salud y Educación.
			9

Tabla 10 (página 11 corte=30/04/2014 (texto) · 25 filas)

	FUNCION	ES DEL	DEPARTAMENTO	C	ONTROL DE	CONTRA	TOS
1.	Revisar el cump	limiento d	e la legalidad y c	o	mpletitud de	los antece	dentes, en los
	pagos de los con	tratos que	el municipio contr	ae	con institucio	nes o part	iculares para la
	ejecución de obr	as, prest	ación de servicios	a	la comunida	d y para	funcionamiento
	interno, así como	su dispo	nibilidad y correcta	i	mputación pr	esupuesta	ria, visando las
	resoluciones de p	ago respe	ctivas.
2.	Efectuar visitas	a terreno	para verificar la	c	orrecta ejecu	ción de l	os trabajos de
	reparaciones y	obras civ	iles en general	ef	ectuados po	r unidade	s municipales,
	especificados en	las bases	administrativas y t	éc	nicas.
3.	Revisar las Base	s Administ	rativas de los llam	ad	os a propues	tas públic	as y privadas.
4.	Asesorar a las di	ferentes u	nidades municipal	es	en materias	relativas a	los contratos y
	a las bases de lo	s llamado	s a propuestas, co	n	el objeto de	disminuir l	a ocurrencia de
	errores en la elab	oración y	cumplimiento de lo	s	mismos.
5.	Mantener archivo	s físicos	y computacionales		actualizados	sobre regi	stros históricos
	del cumplimiento	de los pa	gos parciales y tota	l d	e los contrat	os.
6.	Revisar los proc	esos de	licitaciones públic	as	y privadas	y dar vist	o bueno a las
	propuestas de ad	judicación	.
7.	Mantener un regi	stro comp	utacional de todos	lo	s documento	s que se v	isan, mediante
	el Sistema de Ge	stión Doc	umental.
	FUNCIO	NES DEL	DEPARTAMENT	O	CONTROL F	INANCIER	O
1.	Visar las resoluc	iones de	pagos que efectú	a	la municipali	dad tanto	a proveedores
	como prestadore	s de ser	vicios, que no es	tá	n sujetos a	contratos	y de los que
	estándolo se rel	acionan	con las unidades	d	e Comunica	ciones, Hi	giene, Cultura,
	Secretaría Munic	ipal y ot	ros de corto plaz	o	por adquisic	iones med	iante licitación
	pública.
							10

Tabla 11 (página 12 corte=30/04/2014 (texto) · 22 filas)

2.	Visar los cálculos de	las planillas m	unicipal	es de remuneraci	ones, finiquitos	, viáticos,
	desahucios, indemni	zaciones del pe	rsonal	y otras, emitidas	por las direcc	iones de
	Personal, Educación	y Salud.
3.	Visar resoluciones d	e pago y rendici	ones de	cuenta de los gi	ros globales en	efectivo,
	de gastos menores,	de representa	ción y	cometidos funcio	narios de las	unidades
	municipales que los	manejen y llevar	un con	trol de las rendic	iones de cuenta	de tales
	giros globales y del u	so correcto de l	os gasto	s menores.
4.	Efectuar el control pr	esupuestario y f	inancier	o municipal, verif	icando la dispon	ibilidad y
	correcta imputación	presupuestaria,	así co	mo el correcto y	oportuno regist	ro de los
	egresos en el sistem	a informativo de	contabi	lidad gubername	ntal.
5.	Mantener un registro	computacional	de todo	s los documento	s que se visan,	mediante
	el Sistema de Gestió	n Documental.
6.	Validar en terreno r	evisiones tales	como l	a existencia de	adquisiciones d	e bienes
	inventariables antes	de proceder a la	visació	n de su pago.
7.	Ejecutar control sele	ctivo a muestras	de las	remuneraciones	del sector muni	cipal y de
	las Direcciones de E	ducación y Salud	.
8.	Elaborar un informe t	rimestral sobre	el cump	limiento de las let	ras d) y g) del a	rtículo 7º
	de la Ley Nº 20.285.
	FUNCIONES D	E LA SECCIÓN	SUBVE	NCIONES Y GIR	OS GLOBALES
1.	Controlar los fondo	s para Subvenc	iones,	Fondos Concurs	ables y Giros	Globales
	entregados, llevando	un registro act	ualizado	de éstos y de s	us saldos, gene	rando un
	cierre al finalizar el a	ño.
						11

Tabla 12 (página 13 corte=30/04/2014 (texto) · 18 filas)

2.	Asesorar a las un	idades municip	ales e instituc	iones, en	materi	as relativas al
	cumplimiento de los	reglamentos e	instructivos qu	e rigen el	uso y r	endición de los
	fondos.
3.	Elaborar un informe	mensual sobre	transferencias d	e fondos	públicos	(subvenciones)
	para dar cumplimien	to letras j) y f) d	el artículo 7º de	la Ley Nº	20.285,	sobre Acceso a
	la Información Públic	a.
4.	Controlar los fondos	de las cuenta	s extrapresupue	starias del	municip	io, llevando un
	registro actualizado	de éstos y su	s saldos, gener	ando un	cierre al	finalizar cada
	programa.
	F	UNCIONES DE	LA OFICINA D	E PARTES
1.	Recibir, registrar y	derivar interna	mente todos los	docume	ntos que	ingresan a la
	Dirección mediante	el Sistema de G	estión Documen	tal (SGD).
2.	Controlar y mantene	r archivo con co	pias de la docum	entación	que ingr	esa y sale de la
	Dirección de Control	(Resoluciones	de Pago, Oficios	y/o Memo	s).
3.	Emitir un informe	periódico de l	os documentos	ingresad	os que	presenten un
	determinado númer	o de horas o	días de atraso	en su tra	mitación	, acorde a las
	definiciones que se a	dopten a este r	especto por la D	irección y/	o la Sub	dirección.
4.	Atención telefónica a	proveedores y	funcionarios.
						12

Tabla 13 (página 14 corte=30/04/2014 · 1 filas)

SIMBOLO	SIGNIFICADO
	Rectángulo: Actividad u Operación Se usa cuando se realiza cualquier clase de actividad, desde el procesamiento de datos en el computador hasta la firma de un documento.

Tabla 14 (página 15 corte=30/04/2014 · 7 filas)

	Rectángulo 2: Actividad u Operación Compleja Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial. Algunos ejemplos serían actividades de unidades externas a la Sub- Dirección de Personal, que la actividad no posee una forma establecida de ejecutarla o bien al momento de realizar este Manual no se cuenta con información suficiente sobre el modo de ejecutarla.
	Diamante: Decisión. En algún punto del proceso debe tomarse alguna decisión, así, la siguiente serie de actividades variarán con base en esta decisión. Por lo general, los outputs del punto de decisión se marcarán con las correspondientes opciones (ejemplo: Sí-No, Aprueba-Desaprueba).
	Triángulo: Inspección. Indica que el flujo del proceso se ha detenido de manera que pueda evaluarse la calidad del output. Generalmente involucra una inspección realizada por una persona distinta a la que efectuó la actividad. También representa el punto en el cual se requiere una firma de aprobación.
	Rectángulo con su parte inferior con forma de onda: Documentación. Indica que el output de una actividad incluye información registrada en papel. (Ejemplo: solicitudes, informes escritos, decretos, contratos). Se representa además el número de copias.
	Flecha: Dirección de flujo. Indica la dirección y orden que corresponden a los pasos del procedimiento.
	Flecha quebrada: Transmisión. Indica aquellos casos en que ocurre una transmisión inmediata de la información. (Ejemplo: transferencia electrónica de datos, fax o llamada telefónica).
N	Circulo pequeño: Conector. Se utiliza con una letra o número dentro del mismo, para relacionar puntos del diagrama. Se utiliza cuando no existe suficiente espacio para dibujar la totalidad del diagrama en una sola hoja.
Inicio/fin	Elipse: Fin del Procedimiento. Indica que el procedimiento ha terminado.

Tabla 15 (página 16 corte=30/04/2014 · 1 filas)

Nombre del procedimiento:	Revisión: julio 2013
Elaboración informe trimestral de ejecución financiera y presupuestaria

Tabla 16 (página 17 corte=30/04/2014 · 11 filas)

Descripción		La Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, exige expresamente a la Unidad de Control la elaboración de un informe de ejecución financiera y presupuestaria. Actualmente, esta función está asignada internamente al Contralor subrogante, quién es profesional Contador Auditor
Objetivo		Entregar al Concejo de Santiago el informe trimestral de la situación financiera y presupuestaria del municipio
Relevancia		Informar situación financiera y presupuestaria del municipio al concejo de Santiago para su conocimiento.
Marco Legal		Artículo 29º letra d) D.F.L. Nº2/19.602/2000, texto refundido Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Subcontralor		1		Recibe y analiza últimos informes Dirección de Contabilidad y Finanzas, Salud y DEM				Informes mensuales de Comportamiento Presupuestario enviados por mail por cada unidad
Subcontralor		2		Analiza comportamiento de ingresos y gastos por ítem y envía a Auditor Dep. Control Financiero		Revisión página web (transparencia) informes publicados
Auditor		3		Analiza comportamiento de ingresos y gastos por ítem salud y educación
Auditor		4		Informa cumplimiento pagos al F.C.M. y devuelve a Subcontralor
Subcontralor		5		Verifica modificaciones de acuerdo a lo presupuestado
Subcontralor		6		Elabora cuadros y gráficos comparativos
Subcontralor		7		Redacta opiniones breves por cada ingreso y egreso

Tabla 17 (página 18 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Subcontralor	8	Certifica pago cotizaciones previsionales sector municipal, salud y DEM
Contralor y Subcontralor	9	Analiza informe preliminar con Contralor
Subcontralor	10	Elabora informe definitivo y oficio conductor		Informe trimestral de Ejecución Financiera y Presupuestaria
Contralor	11	Firma oficio e informe		Informe trimestral de Ejecución Financiera y Presupuestaria, Oficio
Contralor	12	Envía informe por correo electrónico	A cada Concejal, Ad.Municipal, Secplan y Area Ad.y F. Se sube a Esc.Digital
Secretaria Dirección	13	Envía a OF de parte		Informe y Oficio
Oficial de Partes	14	Envía ejemplar impreso a Sec. Municipal y por SGD		Informe trimestral y oficio
Oficial de Partes	15	Archiva copia oficio		Oficio

Tabla 18 (página 19 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Elaboración informe trimestral de ejecución financiera y presupuestaria
Subdirección de Control
rolartnocbuS	Recibe y analiza Certifica pago Verifica cuadros y últimos informes Analiza cotizaciones informe y modificaciones gráficos Dirección de comportamiento previsionales oficio de acuerdo a lo comparativos Contabilidad y de ingresos y sector municipal, presupuestado Finanzas, Salud y gastos por ítem salud y DEM DEM
rotiduA	Analiza comportamiento Informa cumplimiento de ingresos y gastos por pagos al F.C.M. ítem salud y educación
rolartnoC	Envía Analiza informe Firma oficio e informe por preliminar con informe correo Contralor electrónico
aíraterceS nóiccerid	Envía a OFPA
ed setrap anicifO	Envía ejemplar impreso a Archiva copia Secmun y por oficio SGD

Tabla 19 (página 20 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Nombre del procedimiento
Eliminación de Documentos en Desuso
Descripción	Las unidades municipales solicitan la destrucción de documentos tales como oficios, memorándums, decretos, resoluciones y otros, que tienen cierta cantidad de años y que requieren ser eliminados para desocupar archivos. Este procedimiento está normado por la Contraloría General de la República y la atribución alcaldicia está delegada en el Contralor Municipal.
Objetivo	Eliminar los documentos municipales declarados en desuso por las direcciones municipales, de acuerdo a la normativa vigente
Relevancia	Lograr desocupar espacio físico con documentos en desuso, de manera de disponer de estos para nuevos documentos y archivos.
Marco Legal	Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Circular Nº28.704/81 Contraloría General de la República; Reglamento Nº339/2008, I. Municipalidad de Santiago
Responsable	Nº	Actividad	Observaciones	Documentos
Oficial de Partes	1	Recibe oficio solicitando eliminación e ingresa a SGD		Oficio Solicitante
Oficial de Partes	2	Envía a Contralor (sólo en papel)		Oficio Solicitante
Contralor	3	Deriva antecedentes para estudio a Depto. de Auditoría mediante oficina de partes		Oficio Solicitante
Oficial de Partes	4	Envía a Dep. Auditoría mediante SGD		Oficio solicitante
Jefe Depto. Auditoría	5	Recibe por SGD, toma conocimiento y deriva a Fiscalizador		Oficio Solicitante
Fiscalizador	6	Realiza visita a terreno y si no viene, solicita nómina detallada de documentos a eliminar		Oficio Solicitante
Fiscalizador	7	Espera nómina detallada		Oficio Solicitante
Unidad solicitante	8	Envía nómina	Indicando día hora y forma de destrucción (no puede ser quema).	Nómina

Tabla 20 (página 21 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Fiscalizador	9	Recibe nómina y elabora Resolución	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Jefe Depto. Auditoría	10	Visa Resolución	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Jefe Depto. Auditoría	11	Envía resolución a Contralor para firma y a Of. de Partes por SGD	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Contralor	12	Firma Resolución y envía a Oficina de Partes	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Oficial de Partes	13	Remite a Unidad solicitante y copia a Depto. Auditoría	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Fiscalizador	14	Concurre a Unidad solicitante como testigo para la destrucción	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución
Fiscalizador	15	Firma acta de destrucción de documentos	Oficio Solicitante, Nómina, Resolución y Acta destrucción de documentos
	16	Archivo antecedentes

Tabla 21 (página 22 corte=30/04/2014 (texto) · 31 filas)

e		Recibe oficio				Remite
d			E	nvía a Dep.
a	se	solicitando		Auditoría		solic
n	tr	eliminación e				copia
ic	a
i	p		me	diante SGD
f	i	ngresa a SGD				Au
O
	R	ecibe oficio y	Deriva
	r
	ola	antecedentes	para			Firma r
	rtn	estudio a Dep	to. de			y envía
	o A	uditoría media	nte of.			de
	C
		De partes
ai
ro	a					Envía r
ti	vit			Recibe por SGD,	Visa
dua	ar			toma conocimiento y	resolución	para fir
e	ep			deriva a Fiscalizador	D	e parte
f	o
eJ
rod
a			Realiz	a visita a terreno Espera Re	cibe nómina
zila			y si n	o viene, solicita nómina	y elabora
cs			nómi	na detallada de detallada	resolución
iF			docum	entos a eliminar
	e
da	tn			Envía
di	ati			nómina
nU	cilo
	s

Tabla 22 (página 23 corte=30/04/2014 · 17 filas)

Departamento de Auditoria Operativa
Nombre del procedimiento: Ejecución Auditoría Operativa
Descripción		La auditoría operativa consiste en un examen objetivo y sistemático de los procedimientos legales, administrativos y/o financieros del municipio, que permite emitir un juicio profesional respecto del cumplimiento de normas y de la eficiencia con que se alcanzan las metas de la organización.
	Objetivo	Evaluar la eficiencia en el cumplimiento de las funciones municipales.
Relevancia		Revisar procedimientos municipales de modo que se de cumplimiento de normas vigentes
Marco Legal		Artículo 29º, letra a) Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades N°18.695 y Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880
Responsable		Nº	Actividad	Observaciones	Documentos
Fiscalizador(es)		1	Formulación, análisis y aprobación del programa.		Manuales, Reglamentos, formularios, Auditorías anteriores, personal responsable, etc.
Jefe Depto. Auditoria		2	Revisa programa y remite a Subcontralor
Subcontralor		3	Revisa y autoriza programa con indicaciones que correspondan	Informa a Director unidad por auditar solicitando colaboración por mail u oficio (optativo)
Fiscalizador(es)		4	Recopilación de antecedentes
Fiscalizador(es)		5	Diseño de entrevistas y/o encuestas
Fiscalizador(es)		6	Aplicación de entrevistas y/o encuestas
Fiscalizador(es)		7	Visitas a terreno
Fiscalizador(es)		8	Análisis de información recopilada
Fiscalizador(es)		9	Elaboración de informe preliminar
Fiscalizador(es)		10	Envía pre-informe a jefatura
Jefe Depto. Auditoría		11	Revisa y aprueba pre- informe

Tabla 23 (página 24 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Jefe Depto. Auditoría	12	Envía informe a SubContralor
Subcontralor	13	revisa y aprueba (o modifica) informe y remite a Contralor
Contralor	14	Revisa, aprueba y devuelve informe a Jefe Departamento
Jefe Depto. Auditoría y Fiscalizador (es)	15	Elaboración Final de Informe Preliminar y oficio conductor
Oficina de Partes	16	Envía Informe Preliminar unidad auditada con copia Administrador(a) Municipal y registra en SGD
Oficina de Partes	17	Archivo

Tabla 24 (página 25 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Ejecución Auditoría Operativa
Departamento Auditoría Operativa
serodazilacsiF	Diseño de Aprobación Aplicación de Visitas a Formulación, y Recopilación de entrevistas y/ Análisis de informe programa entrevistas y/ terreno análisis programa. antecedentes o encuestas información preliminar o encuestas recopilada
aírotiduA avitarepO efeJ	Revisa programa y remite a Subcontralor	Revisa y aprueba pre- informe
rolartnocbuS	Revisa y autoriza Revisa y programa con aprueba (o indicaciones que modifica) correspondan informe y remite
rolartnoC	Revisa, aprueba 1 y devuelve informe a Jefe Departamento

Tabla 25 (página 26 corte=30/04/2014 · 2 filas)

Continuación procedimiento: Ejecución Auditoria operativa
airotiduA serodazilacsif y avitarepo efeJ	1 Elaboración Final de Informe Preliminar y oficio conductor
ed setrap anicifO	Envía Informe Preliminar unidad auditada con copia Archivo Administrador(a) Municipal y registra en SGD

Tabla 26 (página 27 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Nombre del procedimiento:
Revisión Decretos Sección 3ra
Descripción		Los Decretos Sección Tercera son aquellos cuya materia dice relación con la administración del personal interno (concursos públicos, contrataciones a honorarios o por el Código del Trabajo, nombramientos, suplencias, etc.) que deben ir a registro a la Contraloría General de la República.
Objetivo		Revisar la pertinencia legal y la correspondencia y oportunidad de la documentación adjunta de los Decretos Sección 3ra., de las Direcciones de Gestión de Personas, Salud y Educación Municipal.
	Relevancia	Examinar pertinencia legal de los decretos sección 3ra
Marco Legal	Marco Legal	Ley Nº18.883, Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades; Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, DFL Nº1, Código del Trabajo; Estatuto Docente; Jurisprudencia Contraloría General de la República, entre otras.
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe decreto				decreto
Oficial de Partes		2		Recepciona el documento desde sistema de gestión documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Registra nueva derivación en SGD y entrega a Jefe Control Financiero		En el sistema aparece cada decreto con su N° IDOC y alguna referencia al tema
Jefe Depto. Auditoria		4		Registra información SGD y designa fiscalizador		De acuerdo a la unidad correspondiente (Salud, Educación, Municipalidad)
Fiscalizador(es)		5		Verifica cumplimiento de normas legales y/o reglamentarias		De acuerdo a la unidad correspondiente (Salud, DEM, Municipalidad)		Normas legales y/o reglamentarias.
Fiscalizador(es)		6		Revisa documentación adjunta		Ejemplo: si es una contratación: certificado antecedentes, estudios, otros.
Fiscalizador(es)		7		Visa Decreto		Si no lo visa o visa con alcance elabora oficio
Fiscalizador		8		Envía decreto a jefe Depto. Registrando en SGD

Tabla 27 (página 28 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Fiscalizador	10	Envía a Contralor con registro en SGD
Contralor	12	Visa Decreto y envía a Oficina de Partes
Oficial de Partes	13	Recibe decreto Timbra visado Contralor
Oficial de Partes	14	Registra salida en el SGD y remite a Of de parte de la Alcaldía

Tabla 28 (página 29 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Revisión Decretos Sección 3ra
Departamento Control financiero
sseettrraapp eedd llaaiicciiffOO	Recepciona el Registra nueva Recibe decreto Registra salida en el Recibe documento desde derivación en SGD y Timbra visado SGD y remite a Ofpa decreto sistema de gestión entrega a Jefe Contralor Alcaldía documental (SGD) Auditoria
..oottppeeDD aaiirroottiidduuAA eeffeeJJ	Registra información Envía a Contralor Revisa y visa SGD y designa con registro en Decreto fiscalizador SGD
sseerrooddaazziillaaccssiiFF	Revisa Verifica cumplimiento de Envía decreto a jefe documentación normas legales y/o Visa Decreto Depto. Registrando en adjunta reglamentarias SGD
rroollaarrttnnooCC	Visa Decreto y envía a Oficina de Partes

Tabla 29 (página 30 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Nombre del procedimiento
Visación Resolución de Pago Contrato
Descripción		La principal actividad que realiza el Departamento de Control de Contratos es la revisión de Resoluciones de Pago, por pagos totales o parciales de contratos que el municipio contrajo con particulares o convenios suscritos con otras entidades públicas. Este procedimiento, constituye la etapa previa al pago respectivo, razón por la que el expediente proviene de las Subdirecciones de Contabilidad y Presupuesto, Dirección de Educación ó Dirección de Salud
Objetivo		Verificar que el pago del contrato cumpla con todos los requisitos legales y administrativos necesarios para su aprobación
Relevancia		Examinar resoluciones de pago contrato esté en cumplimiento de normas vigentes y de lo especificado contractualmente por las partes involucradas.
Marco Legal		Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios, Reglamento Decreto Sección 2da Nº115/2008, Reglamento N°339/2008 y Decreto Secc. 2da. N°2090/2009 Manual de Procedimiento Adquisición Bienes o Contratación de Servicios IMS.
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe Resolución de Pago (documento físico)				Resolución de pago
Oficial de Partes		2		Recibe Resolución de Pago en Sistema de Gestión Documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Deriva mediante SGD Resolución de Pago a D. Contratos y entrega documento físico a Jefe
Jefe Depto. Control de Contratos		4		Recibe en SGD expediente emitido por Of. Partes y recibe documento físico.
Jefe Depto. Control de Contratos		5		Entrega a Fiscalizador
Fiscalizador(es)		6		Revisa Resolución de Pago contra carpeta con antecedentes de contrato y vía Internet con antecedentes en portal Chilecompra		Revisa cálculos, obligaciones laborales,

Tabla 30 (página 31 corte=30/04/2014 · 11 filas)

Fiscalizador(es)	7	Verifica disponibilidad presupuesto e imputación	Bases administrativas, etc.
Fiscalizador(es)	8	Ingresa información a cartola electrónica del contrato o convenio.
Fiscalizador(es)	9	Timbra y visa documentos revisados ó los devuelve sin visar si no están correctos.	Si visa con alcance ó devuelve sin visar documentos que no están correctos, prepara oficio
Fiscalizador(es)	10	Entrega a Jefe Depto. Control de Contratos		oficio
Jefe Depto. Control de Contratos	11	Da V° B° a revisión de documentos y a oficio, si lo hay, y registra en SGD la salida de los documentos.
Jefe Depto. Control de Contratos	12	Deriva Resolución de Pago a Of. de Partes mediante SGD y entrega físicamente documento.
Oficina de Partes	13	Recibe Resolución Pago físicamente y envía a Subcontralor		Resolución de pago
Subcontralor	14	Revisa y envía a Contralor
Contralor	15	Revisa y firma
Contralor	16	Envía a la Oficina de Partes
Oficial de Partes	17	Da número a oficio, si lo hay, y timbra documentos registrando en ellos el número del oficio. Registra salida de documentos en SGD.
Oficial de Partes	18	Envía a Oficina de Partes que corresponda	Monto superior a 500 UTM, resoluciones visadas se remiten a Administradora. Si son de 300 a 500 UTM a Secplan y Administradora. No visadas se devuelven a unidad de origen.

Tabla 31 (página 32 corte=30/04/2014 · 4 filas)

Visación Resolución de Pago Contrato
Departamento Control de contratos
ed setrap laicifO	Recibe Recibe Resolución Deriva mediante SGD Resolución de de Pago en Resolución de Pago a Pago (documento Sistema de Gestión D. Contratos y entrega físico) Documental(SGD) documento físico a Jefe
ed lortnoc sotartnoc efeJ	Recibe en SGD 1 registra en SGD Entrega a expediente emitido por VºBº la salida de los Fiscalizador Of. Partes y recibe documentos. documento físico.
rodazilacsiF	Ingresa información Verifica Revisa Resolución de Pago contra carpeta con a cartola electrónica disponibilidad antecedentes de contrato y vía Internet con del contrato o presupuesto antecedentes en portal Chilecompra convenio e imputación Timbra y visa documentos revisados ó los devuelve sin visar si no están correctos.

Tabla 32 (página 33 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Continuación Procedimiento: Visación de resolución de pago contrato
ed lortnoc sotartnoc efeJ	1 Deriva resolución de pago a Of.Partes mediante SGD y entrega físicamente documento.
ed setrap anicifO	Recibe Resolución Pago físicamente y envía a Subcontralor
rolartnocbuS	Revisa y envía a Contralor
rolartnoC	Revisa y firma
ed setrap laicifO	Da número a oficio, si lo hay, y timbra documentos Envía a Oficina de Partes registrando en ellos el número que corresponda del oficio. Registra salida de documentos en SGD.

Tabla 33 (página 34 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Departamento de Control de Contratos
Nombre del procedimiento: Control de Obra en Terreno
Descripción		El Departamento de Control de Contratos, dentro del proceso de revisión de resoluciones de pago o comprobantes de egreso y tratándose de pagos por ejecución de obras ó reparaciones de inmuebles, debe agregar una fase de inspección técnica de la obra en terreno.
Objetivo		Verificar la correcta ejecución de los trabajos de reparaciones y obras civiles en general, efectuados por diferentes unidades municipales
Relevancia		Inspeccionar técnicamente la obra en terreno como parte del proceso de revisión de resoluciones de pago de modo de comprobar la correcta ejecución de los trabajos y procedimientos contratados.
Marco Legal		Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y Ley General de Urbanismo y Construcciones
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe Resolución de Pago y/o Comprobante de Egreso				Resolución de pago
Oficial de Partes		2		Da número de ingreso, registra ingreso en Sistema Gestión Documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Envía a Jefe Depto. Control de Contratos o de Control Financiero
Jefe Depto. Control de Contratos o de Control Financiero		4		Ingresa expediente de pago a Base de Datos
Jefe Depto. Control de Contratos o de Control Financiero		5		Entrega a Fiscalizador
Fiscalizador(es)		6		Revisa aspectos administrativos con carpeta del contrato y antecedentes en Chilecompra. Verifica imputación y disponibilidad presupuestaria. Registra información del pago en cartola electrónica del contrato.
Fiscalizador(es)		7		Entrega a Arquitecto		Cada vez que se trate de un pago por ejecución parcial o total de obra

Tabla 34 (página 35 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Fiscalizador(es) Arquitecto	8	Ingresa a registro computacional interno	Número de egreso o resolución, fecha, unidad de origen, contratista, etc.
Fiscalizador(es) Arquitecto	9	Estudia expediente del contrato	Bases técnicas y administrativas
Fiscalizador(es) Arquitecto	10	Visita a terreno obra en compañía de ITO de Unidad de origen y verifica cumplimiento de bases y estado de pago
Fiscalizador(es) Arquitecto	11	Timbra y da VºBº a egreso ó devuelve sin visar si presenta errores.	Si visa con alcance o devuelve sin visar los documentos, prepara oficio.
Fiscalizador(es) Arquitecto	12	Entrega a Jefe Contratos o de Control Financiero y registra salida de documentos en base de datos interna.
Jefe Depto. Control de Contratos o de Control Financiero	13	Da V° B° a revisión de documentos o a oficio, si lo hay y registra salida en SGD.		oficio
Jefe Depto. Control de Contratos o de Control Financiero	14	Envía a Subcontralor
Subcontralor	15	Revisa y da VºBº
Subcontralor	16	Envía a Contralor
Contralor	17	Revisa y firma
Contralor	18	Envía a la Oficina de Partes
Oficial de Partes	19	Da número a oficio, si lo hay, y timbra documentos registrando en ellos el número del oficio. Registra salida de documentos en SGD.	Si no hay oficio se timbra pago y registra salida en SGD. Se saca copia de pago para archivo.
Oficial de Partes	20	Envía a Unidad encargada	Mediante hoja de ruta.

Tabla 35 (página 36 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Control de Obra en Terreno
Departamento Control de Contratos.
setrap ed laicifO	Recibe Resolución Da número de de Pago y/o ingreso, registra Comprobante de ingreso en SGD Egreso
ed otpeD ed oreicnaniF o lortnoC lortnoC sotartnoC efeJ	Ingresa Da V° B° a revisión de expediente 1 documentos o a oficio, de pago a si lo hay y registra Base de salida en SGD. Datos
rodazilacsiF	Revisa aspectos Registra Verifica administrativos con información del imputación y carpeta del contrato y pago en cartola disponibilidad antecedentes en electrónica del presupuestaria Chilecompra contrato
otcetiuqra rodazilacsiF	Ingresa a Visita a terreno obra en registro Estudia compañía de ITO de computacional expediente Unidad de origen y interno del contrato verifica cumplimiento de bases y estado de pago Entrega a Jefe dptos Visa o y registra salida de devuelve documentos en base de datos interna.

Tabla 36 (página 37 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Continuación procedimiento: Control de Obra en Terreno
rolartnocbuS	1 Revisa y da VºBº
rolartnoC	Revisa y firma
ed setrap laicifO	Da número a oficio, si lo hay, y timbra documentos registrando en Envía a Unidad ellos el número del oficio. Registra encargada salida de documentos en SGD.

Tabla 37 (página 38 corte=30/04/2014 · 16 filas)

Departamento de Control Financiero
Nombre del procedimiento: Visación Planilla de Remuneraciones
Descripción		La revisión de planillas de remuneraciones del personal de planta, de contrata, así como las de personal contratado a honorarios y por las normas del Código del Trabajo, constituyen una de las actividades más frecuentes que realiza el Departamento de Control Financiero.
Objetivo		Verificar que el pago del contrato cumpla con todos los requisitos legales y administrativos necesarios para su aprobación
Relevancia		Revisar el cumplimiento de requisitos legales y administrativos de modo de luego lograr la aprobación del pago del contrato correspondiente.
Marco Legal		Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Código del Trabajo, Estatuto Docente, Estatuto de Atención Primaria y Reglamento Nº339/2008.
	Responsable		Nº		Actividad	Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe resumen de Planillas y Resolución de Pago de Remuneraciones			Planillas y resolución de pago remuneraciones
Oficial de Partes		2		Verifica e Ingresa al Sistema de Gestión Documenta (SGD)
Oficina de Partes		3		Entrega a Jefe Depto. Control Financiero
Jefe Depto. Control Financiero		4		Asigna a Fiscalizador y entrega Administrativo
Administrativo		5		Ingresa distribución a SGD y entrega a fiscalizadores
Fiscalizador(es)		6		Verifica cálculos con planillas del “Sistema de Remuneraciones” elaborando muestra selectiva con registro de asistencia, feriados, permisos sin sueldo, otros.
Fiscalizador(es)		7		Visa documentos y entrega a Jefe Depto.
Jefe Depto. Control Financiero		8		Revisa, da V°B° y entrega a administrativo para envío a Of de parte
Administrativo		9		Descarga de SGD y entrega a Of de parte
Oficial de Partes		10		Entrega a Subcontralor

Tabla 38 (página 39 corte=30/04/2014 · 2 filas)

Subcontralor	11	Revisa, da V°B° y entrega a Contralor
Contralor	12	Revisa, firma y envía a Of de parte
Oficial de Partes	13	Registra salida en SGD y envía a unidad encargada

Tabla 39 (página 40 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Visación Planilla de Remuneraciones
Departamento control financiero
ed setrap laicifO	Recibe resumen de Verifica e Ingresa Entrega a Jefe Planillas y al Sistema de Entrega a Registra salida en Depto. Control Resolución de Pago Gestión Subcontralor SGD y envía a unidad Financiero encargada de Remuneraciones Documenta (SGD)
lortnoc oreicnanif efeJ	Asigna a Revisa, da V°B° y Fiscalizador y entrega a entrega administrativo Administrativo para envío a Ofpa
ovitartsinimdA	Ingresa distribución a SGD y entrega a fiscalizadores	Descarga de SGD y entrega a Ofpa
rodazilacsiF	Verifica cálculos muestra selectiva con Visa documentos con planillas del registro de asistencia, y entrega a Jefe “Sistema de feriados ,otros. Depto. Remuneraciones”
rolartnocbuS	Revisa, da V°B° y entrega a Contralor
rolartnoC	Revisa, firma y envía a Ofpa

Tabla 40 (página 41 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Departamento de Control Financiero
Nombre del procedimiento: Visación Resolución de Pago por Adquisición de Bienes y Prestación De Servicios
Descripción		La revisión de los pagos originados por consumos o adquisiciones realizadas por las diferentes unidades del municipio, es otra de las tareas frecuentes que le corresponde efectuar al Departamento de Control Financiero
Objetivo		Verificar que el pago por una compra, haya cumplido con los requisitos legales y administrativos, así como su correcta imputación y disponibilidad presupuestaria
Relevancia		Revisar el cumplimiento de requisitos legales y administrativos para el pago por consumo o adquisiciones realizadas por unidades del municipio.
Marco Legal		D.S. Nº250/2004, Ley Nº19.886; Manual de Procedimientos de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios de la IMS, aprobado por Decreto 2da.N°2.090 de 30.12.2009; Reglamento Nº 339/2008 sobre Delegación de Atribuciones y Asignación de Funciones Alcaldicias; Instrucciones para Ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público.
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe Resolución de Pago		Resolución de Pago Solicitud de materiales Cotizaciones Orden de Compra Factura Guía Despacho		Resolución de pago
Oficial de Partes		2		Ingresa a Sistema de Gestión Documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Envía a Jefe Depto. Control Financiero
Jefe Depto. de Control Financiero		4		Define revisor y envía para ingreso a SGD
Administrativo		5		Ingresa Resoluciones de Pago a SGD
Administrativo		6		Si corresponde entrega a inspector técnico de obras para validación ejecución de obra		Revisión técnica en terreno de la obra
Inspector Técnico		7		Devuelve aprobado o rechazado el expediente al Depto. C. Financiero
Administrativo		8		Entrega a fiscalizador

Tabla 41 (página 42 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Fiscalizador(es)	9	Revisa expediente y verifica adquisición en ambiente de auditoría portal Chilecompra y cumplimiento Ley N°19.886 Verifica imputación y disponibilidad presupuestaria	Revisa licitación, evaluación de ofertas, cotizaciones, cálculo factura, firmas responsables, legalidad, valida terreno adquisiciones bienes.
Fiscalizador(es)	10	Si inspector técnico no aprobó la ejecución de la obra, devuelve con oficio sin visar.
Fiscalizador(es)	11	Si el inspector técnico aprobó la ejecución de la obra visa los documentos
Fiscalizador(es)	12	Registra en SGD y entrega a Jefe Dpto. Control Financiero
Jefe Depto. Control Financiero	13	Revisa, da V°B° y entrega para descargo	Segunda revisión de carácter general
Administrativo	14	Descarga de SGD
Administrativo	15	Envía a Oficina de Partes
Oficina de Partes	16	Envía a SubContralor
SubContralor	17	Revisa y da V°B°
SubContralor	18	Envía a Contralor
Contralor	19	Revisa y Firma
Contralor	20	Envía a Oficina de Partes
Oficial de Partes	21	Registra salida en SGD
Oficial de Partes	22	Envía expediente a la firma de la Unidad encargada	Hasta 300UTM Área Adm.y F.; de 300 a 500 Área y Secplan; más de 500 UTM Adm. Municipal

Tabla 42 (página 43 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Visación Resolución de Pago por Adquisición de Bienes y Prestación De Servicios
Departamento control financiero
etrap ed laicifO	Ingresa a Envía a Jefe Recibe Sistema de Depto. Resolución Gestión Control de Pago Documental Financiero (SGD)
lortnoc oreicnanif efeJ	Define revisor y envía para ingreso a SGD
ovitartsinimdA	Ingresa Si corresponde entrega Resoluciones a inspector técnico de Entrega a de Pago a obras para validación fiscalizador SGD ejecución de obra
rotcepsnI ocincét	Devuelve aprobado o rechazado el expediente al Depto. C. Financiero
rodazilacsiF	Revisa Verifica imputación expediente y y disponibilidad verifica presupuestaria adquisición 1 Si el inspector técnico Si inspector técnico no aprobó la ejecución aprobó la ejecución de de la obra visa los la obra, devuelve con documentos oficio sin visar.

Tabla 43 (página 44 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Continuación procedimiento: Visación Resolución de Pago por Adquisición de Bienes y Prestación De Servicios
rodazilacsiF	Registra en SGD y 1 entrega a Jefe Dpto. Control Financiero
lortnoc oreicnanif efeJ	Revisa, da V°B° y entrega para descargo
ovitartsinimdA	Descarga de Envía a Oficina SGD de Partes
ed anicifO etrap	Envía a SubContralor
rolartnocbuS	Revisa y da Envía a V°B° Contralor
rolartnoC	Envía a Revisa y Oficina de Firma Partes
ed setrap laicifO	Registra Envía expediente salida en a la firma de la SGD Unidad encargada

Tabla 44 (página 45 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Nombre del procedimiento
Aprobación Resolución y/o egreso por Giro Global o Subvención
Descripción		Secplan aprueba la entrega de fondos a unidades municipales o instituciones sin fines de lucro y las somete a aprobación del Concejo Municipal. Posteriormente, la Dirección de Contabilidad y Finanzas elabora la Resolución de Pago respectivo por el monto total e indicando las parcialidades en que se entregará el giro global o subvención, cantidades que serán entregadas emitiendo sucesivas Resoluciones de Pago.
Objetivo		Controlar la correcta asignación de los fondos entregados como fondo concursable, fondo de asistencia social, subvención o fondo de administración delegada de colegios municipalizados.
	Relevancia	Revisar la asignación de fondos entregados
Marco Legal	Marco Legal	Artículos 22º y 23º Ley Nº19.410/1995 Ministerio de Educación, Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Artículo 5º letra g) Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones, Reglamento N°148/2000
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Ingresa Resolución y/o egreso por giro cuota		Escritura pública; estatutos; personalidad jurídica; ficha de proyecto; flujo de caja, etc.		Resolución y/o egreso por giro cuota.
Oficial de Partes		2		Ingresa a Sistema de Gestión Documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Envía a Encargado. Giros Globales y Subvenciones
Encargado Giros Globales y Subvenciones		4		Registra antecedentes en cartola		Institución, monto, acuerdo Concejo, número de cuotas, ítem presupuestario, N° de resolución de pago		cartola
Encargado Giros Globales y Subvenciones		5		Revisa y da VºBº
Encargado Giros Globales y Subvenciones		6		Envía a Of de parte con registro salida en SGD
Oficial de Parte		7		Envía a Subcontralor para V°B°
Subcontralor		8		Revisa, da V°B° y envía a Contralor

Tabla 45 (página 46 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Contralor	9	Revisa y da VºBº
Contralor	10	Envía a Oficial de Partes
Oficial de Partes	11	Asigna N° y registra salida en SGD
Oficial de Partes	12	Remite a Administrador Municipal o Director de Administración y Finanzas(DAF) o Subdirector de Contabilidad y Finanzas	Según el monto de la Resolución de Pago: superior a 500 UTM se envía a Adm. Municipal. Entre 500 y 300 a Secplan y DAF menos 300 a DAF.

Tabla 46 (página 47 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Aprobación Resolución y/o egreso por Giro Global o Subvención
Sección giros globales y subvenciones
etrap ed laicifO	Asigna Remite a Adm. Ingresa Ingresa a Envía a Envía a N° y Municipal o Director Resolución y/o Sistema de Encargado. Subcontralor registra de Administración y egreso por giro Gestión Giros Globales y para V°B° salida en Finanzas(DAF) o cuota Documental Director de Subvenciones SGD (SGD) Contabilidad y Finanzas
soriG senoicnevbuS y selabolG odagracnE	Registra Envía a Ofpa Cartola Revisa y da antecedentes en con registro VºBº cartola salida en SGD
rolartnocbuS	Revisa, da V°B° y envía a Contralor
rolartnoC	Revisa y da VºBº

Tabla 47 (página 48 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Sección giros globales y subvenciones
Nombre del procedimiento: Visación de Rendición por Giro Global o Subvención
Descripción		La Sección Giros Globales y Subvenciones, fue creada por la gran cantidad de recursos que originan un alto volumen de rendiciones de cuenta que deben revisarse durante el año. Esta actividad requiere de experiencia técnica y profesional por la diversidad de fondos entregados por el municipio o recibidos desde otras instituciones públicas, que son administrados por unidades municipales o instituciones sin fines de lucro.
Objetivo		Controlar el correcto uso de los fondos entregados como fondo concursable, fondo de asistencia social, subvención o fondos en administración delegada de colegios municipalizados.
Relevancia		Realizar un examen respecto a los fondos municipales entregados y su uso, de modo de examinar su idóneo uso y ejecución.
Marco Legal		Artículos 22º y 23º Ley Nº19.410/1995 Ministerio de Educación Artículo 5º letra g) Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades y sus modificaciones, Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880, Reglamento Nº107/1998.
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones	Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe rendición		Fondo de Asistencia Social; Subvención institución sin fines de lucro; Fondo Concursable; Fondo Administración Delegada Colegios; Rendición Unidades Municipales
Oficial de Partes		2		Ingresa a Sistema de gestión Documental (SGD)
Oficial de Partes		3		Envía a Encargado Giros Globales y Subvenciones con registro en SGD
Encargado Giros Globales y Subvenciones		4		Recibe en SGD y registra información en cartola de giro
Encargado Giros Globales y Subvenciones		5		Revisa expediente		Revisión de forma, que vengan todos los antecedentes del giro o subvención
Encargado Giros Globales y Subvenciones		6		Envía antecedentes a Fiscalizador
Fiscalizador (es)		7		Revisa Expediente		Revisión de fondo: gastos según objetivos; cálculos; documentos de respaldo originales, otros

Tabla 48 (página 49 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Fiscalizador (es)	8	Visa y timbra
Fiscalizador (es)	9	Devuelve a Encargado Giros Globales y Subvenciones
Encargado Giros Globales y Subvenciones	10	Revisa expediente visado por revisor	Si está conforme continúa con actividad 12
Encargado Giros Globales y Subvenciones	11	Entrega a Secretaria para elaborar oficio de devolución	Si hay observaciones se elabora oficio para unidad ejecutora con devolución de rendición
Secretaria Sección Giros Globales y Subvenciones	12	Elabora oficio con resumen de rendiciones sin observaciones, para enviar archivo según corresponda.	Reúne un promedio de 20 rendiciones por oficio conductor
Secretaria Sección Giros Globales y Subvenciones	13	Entrega a Encargado Giros Globales y Subvenciones
Encargado Giros Globales y Subvenciones	14	Envía a Of. de Parte descargando en SGD
Oficial de Parte	15	Envía a Subcontralor para V°B°
Subcontralor	16	Envía a Contralor para V°B° y firma
Contralor	17	Revisa, da VºBº y firma
Contralor	18	Envía a Oficial de Partes
Oficial de Partes	19	Registra salida en SGD
Oficial de Partes	20	Envía a las unidades según corresponda	Tesorería Municipal, Dirección de Educación municipal, etc.

Tabla 49 (página 50 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Visación de Rendición por Giro Global o Subvención
Seccion de giros globales y subvenciones
setraP ed laicifO	Ingresa a Envia a Registra salida en Recibe Envio de Sistema de Subcontralo SGD y Envía a las rendición registro en gestión r para V°B° unidades según SGD Documental corresponda
selabolG senoicnevbuS odagracnE soriG y	Recibe en SGD Revisa Envía y registra Revisa expediente Recibe antecedentes información en expediente visado por oficio a Fiscalizador cartola de giro revisor
rodazilacsiF	Revisa Visa y Expediente timbra
soriG senoicnevbuS airaterceS y selabolG nóicceS	Oficio con resumen de rendiciones sin observaciones
rolartnocbuS	Envía a Contralor para V°B° y firma
rolartnoC	Revisa, da VºBº y firma

Tabla 50 (página 51 corte=30/04/2014 · 15 filas)

Nombre del procedimiento
Ingreso y Salida de Documentación Oficina de Partes
Descripción		La Oficina de Partes recibe documentos de todas las unidades municipales, así como de servicios externos y copias simples de decretos, ordenanzas y resoluciones internas, de pago, de devoluciones, de pago fondos concursables, de honorarios y otros. Del mismo modo, despacha la documentación que, generalmente, corresponde a la misma que ingresó y que ha sido revisada y visada por varias instancias.
Objetivo		Recibir, clasificar, despachar, registrar y archivar toda la documentación que llega y sale de la Dirección de Control.
Relevancia		Tener registro y archivo de oficios correlativos, copias de resolución de pago y devoluciones relacionada con la Dirección de Control.
Marco Legal		Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos de los Actos de los Órganos de la Administración del Estado, N°19.880.
	Responsable		Nº		Actividad		Observaciones		Documentos
Oficial de Partes		1		Recibe documento				documento
Oficial de Partes		2		Verifica si se encuentra en Sistema de Gestión Documental (SGD) y lo recibe.		En el caso de la Dirección de Salud y de otras Unidades que no cuentan con la aplicación, les da ID (N° Identificación)
Oficial de Partes		3		Entrega a Subcontralor y contralora para que indique derivación		Las derivaciones son visadas por Contralor
Oficial de Partes		4		Recibe y entrega documentos con derivación por SGD según indicación de la Dirección
Oficina de Partes		5		Espera regreso documento visado		En SGD y en documento físico.
Jefes Departamentos y Sección		6		Revisan y visan documentos y entregan a Dirección
Subcontralor		7		Revisa y entrega a Contralor
Contralor		8		Revisa y visa documentos		Decretos 3ra.; Resoluciones de Pago; Oficios; etc.
Oficial de Partes		9		Recibe documentos, les da número y deriva en SGD.

Tabla 51 (página 52 corte=30/04/2014 · 1 filas)

Oficial de Partes	10	Imprime nómina de despacho y archiva copia
Oficial de Partes	11	Despacha original unidad de destino y entrega copia unidad de origen	Decretos 3ra.. Of. de Parte de Sec. Municipal; Resoluciones de Pago a Contabilidad; Decretos y Resoluciones Exentas a Gestión de Personas

Tabla 52 (página 53 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Ingreso y salida de Documentación Oficina de Partes
Oficina de Partes
ed setrap laicifO	Recibe y entrega Recibe Imprime Entrega a Despacha original Recibe Verifica si se documentos con documentos, nómina de Subcontralor unidad de destino documento encuentra en derivación por SGD les da número despacho y para que indique y entrega copia SGD y lo recibe. según indicación y deriva en archiva copia derivación unidad de origen de la Dirección SGD.
ed anicifO etrap	Espera regreso documento visado
sotped noicces efeJ y	Revisan y visan documentos y entregan a Dirección
rolartnocbuS	Revisa y entrega a Contralor
rolartnoC	Revisa y visa documentos

Tabla 53 (página 54 corte=30/04/2014 (texto) · 14 filas)

	Ley N°19.88	0 de Bases de los Procedimientos Administrativ	os de los Ac	tos de
	los Órganos	de la Administración del Estado,
	Ley N°19.88	6, de Bases sobre Contratos Administrativos de	Suministro y
	Prestación d	e Servicios,
	Ley Nº18.88	3, Estatuto Administrativo para Funcionarios Mu	nicipales
	Ley N°18.69	5 Orgánica Constitucional de Municipalidades
	Reglamento	N°163/2000,
	Reglamento	N°339/2008, deroga en Director de Control la at	ribución de
	destrucción	o incineración de documentos en desuso. Actual	izado Enero	2011
	Decreto Sec	c.2da. N°2.090/2009 Manual de Procedimiento	Adquisición	Bienes
	o Contratació	n de Servicios IMS
	Reglamento	Nº476 Sobre Estructura, Funciones y Coordinac	ión interna	de la
	Ilustre Muni	cipalidad de Santiago (mayo 2013)
	Código del T	rabajo; Estatuto Docente; Jurisprudencia Contra	loría Gener	al de la
	República.

Enlace

Tabla 1 (página 2 corte=30/04/2014 (texto) · 7 filas)

Tabla 2 (página 3 corte=30/04/2014 · 2 filas)

Tabla 3 (página 4 corte=30/04/2014 (texto) · 32 filas)

Tabla 4 (página 5 corte=30/04/2014 (texto) · 20 filas)

Tabla 5 (página 6 corte=30/04/2014 (texto) · 21 filas)

Tabla 6 (página 7 corte=30/04/2014 (texto) · 14 filas)

Tabla 7 (página 8 corte=30/04/2014 (texto) · 29 filas)

Tabla 8 (página 9 corte=30/04/2014 (texto) · 29 filas)

Tabla 9 (página 10 corte=30/04/2014 (texto) · 6 filas)

Tabla 10 (página 11 corte=30/04/2014 (texto) · 25 filas)

Tabla 11 (página 12 corte=30/04/2014 (texto) · 22 filas)

Tabla 12 (página 13 corte=30/04/2014 (texto) · 18 filas)

Tabla 13 (página 14 corte=30/04/2014 · 1 filas)

Tabla 14 (página 15 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 15 (página 16 corte=30/04/2014 · 1 filas)

Tabla 16 (página 17 corte=30/04/2014 · 11 filas)

Tabla 17 (página 18 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 18 (página 19 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Tabla 19 (página 20 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Tabla 20 (página 21 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 21 (página 22 corte=30/04/2014 (texto) · 31 filas)

Tabla 22 (página 23 corte=30/04/2014 · 17 filas)

Tabla 23 (página 24 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 24 (página 25 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 25 (página 26 corte=30/04/2014 · 2 filas)

Tabla 26 (página 27 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Tabla 27 (página 28 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Tabla 28 (página 29 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 29 (página 30 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Tabla 30 (página 31 corte=30/04/2014 · 11 filas)

Tabla 31 (página 32 corte=30/04/2014 · 4 filas)

Tabla 32 (página 33 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 33 (página 34 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Tabla 34 (página 35 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Tabla 35 (página 36 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 36 (página 37 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Tabla 37 (página 38 corte=30/04/2014 · 16 filas)

Tabla 38 (página 39 corte=30/04/2014 · 2 filas)

Tabla 39 (página 40 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 40 (página 41 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Tabla 41 (página 42 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Tabla 42 (página 43 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Tabla 43 (página 44 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 44 (página 45 corte=30/04/2014 · 14 filas)

Tabla 45 (página 46 corte=30/04/2014 · 3 filas)

Tabla 46 (página 47 corte=30/04/2014 · 5 filas)

Tabla 47 (página 48 corte=30/04/2014 · 13 filas)

Tabla 48 (página 49 corte=30/04/2014 · 12 filas)

Tabla 49 (página 50 corte=30/04/2014 · 7 filas)

Tabla 50 (página 51 corte=30/04/2014 · 15 filas)

Tabla 51 (página 52 corte=30/04/2014 · 1 filas)

Tabla 52 (página 53 corte=30/04/2014 · 6 filas)

Tabla 53 (página 54 corte=30/04/2014 (texto) · 14 filas)