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Marco Normativo / Manuales y Protocolos Internos · pdf · documento original ↗

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SANTIAGO, 1¿ NOV 2018
VISTOS: AntecedentesldN* 3456410 /2018:
Ley N* 19.628 sobreprotección de la vida privada, Res. Ex. N*1.540 de fecha 30 de
abril de 2010, SRCel, Conveniode Cooperación acerca delModelo de Gestión en
Transparencia Municipal, OficiosOrdinarios N* 1.178 y N” 1.353 /2018, Dirección de
Control, Oficio N” 1790 de 2017y Memorándums N* 2.901y 3.034 / 2018, de la
Dirección de AsesoríaJurídica, teniendo presente lo dispuestoen la Ley N” 19.880 de
2003, que establece Bases de losProcedimientos Administrativosque rigen los Áctos
de los Órganos de laAdministración delEstado, y en ejercicio de las atribuciones que
me confiere la Ley N*18.695 de1988,Orgánica Constitucional de Municipalidades,
vigente,
DECRETO:
APRUÉBASE elPROCEDIMIENTO
INTERNO QUE REGULA EL TRATAMIENTO DE DATOSPERSONALES POR
PARTE DE LOSFUNCIONARIOSY TRABAJADORESDE LA ILUSTRE
MUNICIPALIDAD DESANTIAGO,cuyotexto se incluye adjunto.
Fa FELIPE ALESSANDRI VERGAR
SR" ALCALDEDESANTIAGO
HED/ARL/RMM/V1ÁMIM ENS/CCOJ¿L6%A7
1/
10/2018Ñ
OS

Tabla 2 (página 2 (ocr) (texto) · 9 filas)

SOMIY 8
D 92014 - OBOMNUOS 9p POPnodiniunw
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(68) llustre Municipalidad de SANTIAGO
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Tabla 3 (página 3 (ocr) (texto) · 25 filas)

TITULO | PROPÓSITO
TITULO li ALCANCE
TITULO Ill MARCO REGULATORIO
TITULO IV PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LA
PROTECCIÓN DE DATO
SEn
4.1.PRINCIPIO
DE LICITUD
4.2.PRINCIPIO DE CALIDAD DE LOSDATOS
4.2.1.PRINCIPIO DE VERACIDAD
4.2.2.PRINCIPIO DE FINALIDAD:
4.2.3.PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD:DO O 90 dada da
43.PRINCIPIO DE INFORMACIÓN:
4.4.PRINCIPIO DE SEGURIDAD:
4.5.PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD O SECRETO:
TITULO V ROLES Y RESPONSABILIDADES
5.1.ROL TITU
LAR DE DATOS PERSONALES:
9.1.1.DERECHO A ACCEDER A SUSPROPIOS DATOS:
5.1.2.DERECHO DE RECTIFICACIÓNO MODIFICACIÓN:
5.1.3.DERECHO DE CANCELACIÓN OELIMINACIÓN:(O (0 00 00 Jl y
9.1.4.DERECHO AL BLOQUEO DE DATOS: |
5.2.PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS:
9.3.EJERCICIO INDEPENDIENTE:
6. GLOS
ARIOmohoO

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PROCEDIMIENTOINTERNO QUEREGULA ELTRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE LOSFUNCIONARIOS
Y TRABAJADORES DE LA ILUSTRE MUNICIPALIDAD DE
SANTIAGO
ITULO | PROPÓSITO
El propósito de este procedimiento interno,es definir las directrices para regular
el tratamiento delosdatos personalespor parte delos funcionarios y
trabajadores, cuandose recoja, almacene, procesey transmita datos
personales en la |. Municipalidad de Santiago.
El tratamiento delos datos de carácterpersonal en registros o bancos de
datos por partede la | Municipalidadde Santiago,se sujetará a las
disposiciones dela LeyN” 19.628 sobreProtección de la Vida Privada, con
excepción del quese efectúe en ejerciciode las libertadesde emitir opinión y
de informar, contempladas en especialen el Artículo19, N* 12, de la
Constitución Política de la República.Toda personapuede efectuar el
tratamiento de datos personales, siempreque lo haga demanera concordante
con la Ley N* 19.628y para finalidades permitidas por el ordenamiento
jurídico. En todocaso se deberá respetarel pleno ejercicio de los derechos
fundamentales delos titulares de los datosy de las facultades que la Ley NP
19.628 les reconoce.|
ITULO Il ALCANCE
Este procedimiento interno, es aplicablepara todos los funcionarios (planta,
contrata, honorarios, suplentes, etc.); que «hagan tratamiento de datos
personales debido. al cumplimiento de susfunciones, ya sean en el municipio
mismo o en los serviciostraspasados (DEMy SALUD).
Sin perjuicio deloanterior, las obligaciones legales respecto a la
confidencialidad de los datos y su buen uso, de las personas que trabajan en su
tratamiento o accedena ellos de cualquier forma, nocesan por haber
terminado sus funcionesen su respectivocargo.
icipalidad de Santiago - Plaza de Armas s/n - F: 22713 6000 - 800 205300 - www.munisigo.cl

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Ley N* 19.628; del año 1999; sobre Protección dela Vida Privada.
Decreto N* 83; del año 2005; Aprueba norma técnica paralos órganos de
laadministr
ación del estado sobreseguridady confidencialidad de l
os
documentos electrónicos..|
Decreto N* 100;del año 2005; textorefundido, coordinadoy sistematizado
dela Constitución Políticade la República de Chil.e.
Ley N* 18.895;del año2006; textorefundidoy demásmodificaciones,
Orgánica Constitucional deMunicipalidades.
Ley N? 20.285; del año 2008; sobre Acceso a la Información Pública.
Resolución Exenta N* 1540; del año 2010: Servicio de Registro Civil e
Identificación.
Acuerdo S/N
Sesión N%278; del. año .2011; Recomendaciones del
Consejo para
laTransparencia sobreProtecciónde Datos Personales por
parte de los Organos de laAdministración del Estado: .
LOIV PRINCIPIOS ORIENTADORESDE LA.PROTECCIÓN DE DATOS
PRINCIPIO DE LICITUD:
Sólo es posible tratardatos de- carácterpersonalcuando exista
autorizaciónlegal, yasea de lapropia ley N* 19628 o
de otras
normas de igual rango.||
De acuerdo ala referida ley, cuando: lós Órganos de laAdministración
del Estadoefectúentratamientos de datos personales no será
necesario elconsentimiento del titular de los datos, respecto de las
materias desu competencia y con sujecióna las reglas que la ley
establece. Sin perjuicio de lo anterior, seconsiderará una buena
práctica in
formar a lapersona elpropósitodel almacenamiento y su
posible comunicación alpúblico,
alidad de Santiago -Plaza de Armas sín
+ E:22713 6000 -800 20301 - Wwe.munisigo.ci

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N DECONTROL
Porel contrario,en las materiasfuera dela competencia de la |.
Municipalidad de Santiago, nose podránefectuartratamientos de
datos ni siquierarecabando el consentimientodel titular.
PRINCIPIO DE CALIDAD DE LOSDATOS:
Este principio consiste en quelosdatos tratados deben ser exactos,
adecuados, pertinentes y no excesivos, y deberá ser analizado durante
larecogida y posterior tratamiento de los datos. Concurren, por tanto,
tresprincipios rectores:|
A)PRINCIPIODE VERACIDAD:Los datospersonales deben ser
exactos, actualizados y responder con veracidad ala situación real
de su titular.Por consiguiente, la |. Municipalidad de Santiago
responsablede sus basesde datos deberá, sinnecesidad de
requerimientodel titular de losmismos: eliminar losdatos caducos
y aquellos que estén fueradesu competencia; bloquear los datos
personales cuya exactitud no pueda -ser establecidao cuya vigencia
sea dudosa yrespecto de los cuales no correspondasu cancelación;
y modificar los datos inexactos,equívocoso incompletos.
B)PRINCIPIO DE FINALIDAD:Los datos personalesdeben utilizarse
sólo para losfines para loscuales hubieren sidorecolectados. La
referida finalidad, estará determinada enfunciónde las materias
propias dela competenciadel Municipio. Por ejemplo, si hay
competenciapara otorgarsubsidios, sepodrá tratar los datos
personales de los postulantesy de losbeneficiarios que digan
relación conlos requisitos 'necesarios para! la obtención de dicho
beneficio conese único objetivo.
C)PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD: Este principio implica que
sólo puedenrecabarse aquellos datos que seannecesarios para
conseguir losfines que justifican su recolección.Por tanto, se
entenderá que se cumplecon el principio deproporcionalidad
cuando: el olos datos queserecolecten,así como su posterior
tratamiento,sean adecuadoso “apropiados a lafinalidad que lo
motiva; seanpertinentes o conducentes para conseguir la referida
finalidad y noexcesivos enrelación a dicha finalidad para la cual
se han obtenido, en el sentido que noexista otra medida más
moderada para la consecuciónde tal propósito con igual eficacia.
Por ejemplo,para cumplir coneste principio en elotorgamiento de
una beca para estudios sólosepodrán recolectar datos relativos a la
identificacióndel solicitante,susantecedentes curriculares y demás
necesariospara verificarlaconcurrencia delos requisitos
establecidospara postular,enla medidaque éstosse encuentren
ad de Santiago - Plaza de Armas s/n- F:22713 6000 -800 20301 -www.munistgo.cl

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relacionados con lan aturaleza del: beneficio. En aplicación de este
principio, la |. Municipalidadde Santiago deberá optar,de entre los
diversos tratamientos que lepermitan conseguir los fines pretendidos
dentro delámbito de sucompétencia,por aquelque menor
incidencia tenga en el derecho a la protección de datospersonales y
por la utilización de los medios menos invasivos,
PRINCIPIO DEINFORMACIÓN: Aunque la| Municipalidad de
Santiago este facultada para efectuar tratamientos de datos de carácter
personal sin consentimiento del titular de los mismosrespecto de
materias de sucompetencia, serecomienda queéstos, previamente a la
recolección de los datos, informen asu titularacerca dela identidad
del órgano o unidad municipalresponsable dela base de datos, de la
finalidad perseguida con el tratamientó de la información,de la posible
comunicación a terceros y de losderechos quepueden serejercidos por
ellos.oo
PRINCIPIO DESEGURIDAD: Elresponsable de los registros o bases
donde se almacenen datospersonales, con posterioridad a su
recolección, deberá cuidar de ellos con la debidadiligencia, haciéndose
responsable delos daños. Portanto, se recomienda a los funcionarios
responsables delos bancos dedatos personales de la 1.Municip
alidad
de Santiago, afin de dar' cumplimiento a loanterior,que apliquen
medidas de seguridad, técnicas y organizativas quegaranticen la
confidencialidad,integridad y disponibilidad de la información. Dicho lo
anterior, que realicen respaldo de forma periódica de la información que
administran.|
RINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD O SECRETO: Las personas que
trabajan en el tratamiento de datos personales otengan acceso a éstos
de otra forma (como aquellos funcionarios autorizados para el acceso a
bancos de datosde la |. Municipalidad de Santiago). estánobligados a
guardar secretosobre los mismos, cuando provengan ohayan sido
recolectados defuentes no accesibles al público,como asimismo sobre
los demás datosy antecedentesrelacionados con el banco de datos,
obligación que no cesa por haber terminado susactividades o funciones
en el cargo respectivo.
ad de Santiago - Plaza de Armas s/n -E: 22713 6000 - 800203311 - wwa,munisigo.ci

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ÍTULOV ROLES Y RESPONSABILIDADES . |
5.1.ROL. TITULARDE DATOS PERSONALES:
5.1.1.DERECHO A.ACCEDER A SUS PROPIOS DATOS:
Toda persona tiene derechoa exigir alos funcionarios responsables
de administrarlos bancos dedatos en la!. Municipalidad de Santiago,
información sobre los datos relativos a su persona, suprocedencia y
destinatario, el propósito del almacenamientoy laindividualización de
las personasu organismos alos cualessus datos son transmitidos
regularmente.
En este caso,la informaciónserá entregadaenformaabsolutamente
gratuíta, no siendo posible nisiquiera. cobrarlos costos directos de
reproducción de esa información.|
Si los datospersonales estánen un bancodedatosal cual tienen
acceso diversos organismospúblicos,eltitular podrá requerir
información acualquiera de ellos.
Cuando en el ejercicio delderecho de acceso ala información
pública establecido en laLey deTransparencia,se soliciten
antecedentesque, obrandoen poderdela|. Municipalidad de
Santiago, contengan datospersonalesdelosquees titular el
solicitante, seaplicará el procedimiento establecidoen dicha ley, según
el numeral 4.3 de la Instrucción: GeneralN*10,incluyendo la
posibilidad derecurrir a amparoante el Consejopara laTransparencia.
No obstanteello, en lo relativo “a la gratuidad del acceso, se
observará lo dispuesto en la leyN* 19,628.
5.1.2.DERECHO DERECTIFICACIÓN O MODIFICACIÓN:
Toda personatiene derecho aexigir quelos datos quesean erróneos,
inexactos, equívocos o incompletos, semodifiquen, siempre que se
acredite debidamente cualquiera de dichas circunstancias y se indique
con claridad lacorrección solicitada.
icipalidad de Santiago -Plaza de Armas s/n- F: 22713 6000 -- 800 2030 -wwew.rnunistgo.ci

Tabla 9 (página 9 (ocr) (texto) · 27 filas)

DERECHO DE CANCELACIÓN O ELIMINACIÓN:
Toda persona tienederechoa exigir que se eliminen aquellos datos cuyo
almacenamiento carezca defundamento legal o se encuentran caducos,
salvo que concurraalgunaexcepción legal, como las señaladas en el
punto 5.1.10,
La rectificación y cancelación seránabsolutamente gratuitas, debiendo
proporcionarse, además, a solicitud del titular copia del registro alterad
o
en la parte pertinente.No estarán autorizados acobrar los
funcionarios, los costos directos de:. reproducción porla entrega de
dic
ha información. Si se efectuasen nuevas modificaciones o
eliminaciones de datos, el titular podrá, -asimismo, obtener sin costo
copia del registroactualizado, siempre que hayan transcurrido, a lo
menos, seis mesesdesde la precedente oportunidad enque hizo uso
de este derecho.El derecho a obtener copia gratuita sólo podrá
ejercerse personalmentepor el titular del dato odebidamente
representado.| | |
DERECHO AL BLOQUEODE DATOS:
¡Error! Marcador nodefinido..
Es el derecho a exigir la suspensióntempora de 'cualquiler operación
de tratamiento de los datos.Procedecuando el titular. haproporcionado
voluntariamente sus datospersonales. o ellos seUsen para
comunicaciones informativas y no «desee continuar figurando en el
registro respectivo de modotemporalo definitivo, o cuando la exactitud
de los datos personales nopueda ser establecida o cuyavigencia sea
dudosa y respecto alos cuales no corresponda la cancelación.
ad de Santiago - Plazade Armassín - F: 22713 6000 - 500 203011 - www.munistgo.cl

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PROCEDIMIENTO PARA EL. EJERCICIO DE LOS DERECHOS:
Para facilitar el ejercicio de los derechos delos titulares de datos
personales, los titulares de datospodrándar uso al formulario
denominado “Formulario / Derechos de los Titularesde Datos
Personales / Ley N* 19.628 sobreProtecciónde laVidaPrivada”; el
cual estará a disposición -delpúblico en
www.municipalidaddesantiago.cl iE
Con el objeto de permitir que los.titulares de losdatospersonales
administrados por la | Municipalidad: de Santiago, puedansolicitar en
ejercicio de sus derechos; acceso, * rectificaciónomodificación,
cancelación o eliminación, o bloqueode datos:estaráa disposición del
público un formulario vía web que facilitetalesejercicios y su
disponibilidad física debe estar en-las dependenciasdela Oficina de
Partes de Alcaldía, dependiente dela Secretaría Municipal de la 1.
Municipalidad de Santiago.2
Sin perjuicio de lo anterior, y en el marco delPlan Local de Acción en
Protección de Datos Personales del municipio de Santiago,cada acceso,
rectificación o modificación, cancelación o eliminación, obloqueo de
datos requerido por su titular, deberá considerlar os resguardos y
conocimiento expreso de la UnidadMunicipalResponsable del o los
Bancos de Datos de que trate
EJERCICIO INDEPENDIENTE:
Cada uno de los derechos señalados en lospuntosanteriores desde
el 5.1.1. al 5.1.4. podrá ser ejercidoen formaindependiente; es decir,
no puede exigirse el ejercicio de ninguno deellos comocondición o
requisito previo para el ejercicio delotro..A modo ejemplar, no podrá
exigirse ejercer el derecho de accesoen formapreviani concurrente al
ejercicio del derecho de rectificación.
ad de Santiago - Plaza de Armas s/n - F: 22713 64000 - 800 2030N- www.munistgo.cl

Tabla 11 (página 11 (ocr) (texto) · 35 filas)

6GLOSARIO
6.1.Datos de carácter personal o datos personales; los relativos a
cualquier información concerniente apersonas naturales,identificadas o
identificables,seaque setrate deinformación numérica, alfabética,
gráfica, fotográfica,acústica o de cualquier otro tipo.
6.2.Datos sensibles:aquellosdatos personales que serefieren a las
característicasfísicas o morales de: laspersonas oa hechos o
circunstanciasdesu vidaprivada o:intimidad, tales como los hábitos
personales, elorigen racial, las ideologíasy opinionespolíticas, las
creencias o conviccionesreligiosas,los estados de salud físicos o
psíquicos y lavida sexual. Estos «datos deberán serespecialmente
protegidos adoptando las.medidas deseguridad que corresponda.
6.3.Registro o bancode datos; es un“conjunto :organizado de datos de
carácter personal,sea automatizadoo no ycualquiera sea la forma o
modalidad desucreaciónu organización,que permitarelacionar los
datos entre sí,asícomo realizar todotipo detratamientode datos. Por
ejemplo; los registros depersonal,los declientes, losde datos de
beneficiarios de subsidios,los de proveedores, un documento o tabla
excel en elquese incluya distintos nombres y direcciones de
participantes de unevento,un conjunto de currículos enformato digital
insertos en unacarpeta catalogados por nombre, etc..
6.4.Responsabledelregistroo bancodde datos; funcionario o servidor
público del municipio, a quien competelas decisiones relacionadas con el
tratamiento delos datos de carácter personal de cada registro o banco de
datos. Por tanto, loque caracteriza al responsable es sucapacidad de
decisión respecto de la finalidad, contenido yuso del tratamiento de los
datos de que setrate.
6.5.Encargado deltratamientode datos; funcionario o servidor público del
municipio querealiza un tratamiento de datospor encargoo mandato del
responsable delabase dedatos, alque leserán aplicables las reglas
generales en la materia. Elmandatopodrá emanar de lanaturaleza de
sus funciones otareas (digitador por ejemplo)o ser otorgado por escrito,
dejando especial constanciade las condiciones de la utilización de los
datos, y el Encargado estará obligadoa respetar esas estipulaciones en
el cumplimientodesu encargo.
icipalidad de Santiago -Plazade Armassín + F: 22713 4000 -800 20301 - www.munistgo.cl

Tabla 12 (página 12 (ocr) (texto) · 22 filas)

6.6.Tratamiento de
datos;cualquier operación o complejode operacion
es o
procedimientostécnicos, de carácter; automatizado ono, quepermitan
recolectar, a
lmacenar, grabar, organizar,elaborar, seleccionar,extraer,
confrontar, interconectar, disociar,comunicar, ceder, transferir,transmitir
o cancelar datos de carácter personal,o utilizarlos en cualquier otra
forma. Estas operaciones puedenser realizadas directamente por el
responsable delregistroo, también,por elencargado deltratamiento.
6.7.Fuentes
accesibles alpúblico;Son losregistros o recopilaciones de
datos personales, públicos o privados,de accesono restringido o
reservado a lossolicitantes. Es“decir,su consultadebe poder ser
realizada por cualquierpersona, como: por ejemplo, los contenidos en
diarios o en medios de comunicación social.
6.8, Dato caduco; es el queha perdido “actualidad por disposiciónde la ley,
por el cumplimiento dela condición o laexpiración del plazoseñalado
para su vigenciao, si no hubiesenormaexpresa, porel cambio de los
hechos o circunstanciasque consigna.
6.9,
d
cipalidad de Santiago - Plaza de Armas s/n - E:22715 6000 - 800 2030N- www.munistgo.cl