Documento · Huechuraba · Transparencia Municipal

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	NUECHURABA
ECRETA	RÍA MUNICI	PAL
			SANCIONA .	MANU	AL	DE
			PROCEDIMIENTO	P	AR	A LA
			ADMINISTRACIÓN	DEL	DE	SARCHIVO
			INTERNO Y EXTE	RNO —	O	FICINA DE
			ARCHIVO.
			HUECHURABA, 02.	12.2024	.
A ALCA	LDÍA DECR	ETÓ HOY:
			VISTOS Y TENIEN	DO PR	ES	ENTE: Los
emoran	dos N*s 187	9 y 1981 de fechas 16.10	.2024 y 30.10.2024,	ambos	de	la Dirección
e Obra	s Municipale	s; el Oficio Ord. N*266	8 de fecha 06.11.	2024, d	e	Alcaldía; lo
ispuest	o en la Ley N	*18.695, Orgánica Constit	ucional de Municipal	idades	y e	n uso de las
acultade	s que ésta c	onfiere.
		DECRETO	EXENTO N* 01	138	1	212024.
			APRUEBASE el si	guiente	Ma	nual de la
irecció	n de Obras M	unicipales: \|
MAN	UAL DE	PROCEDIMIENTO	PARA LA ADM	INIS	TR	ACIÓN
DE	L DESAR	CHIVO INTERNO	Y EXTERNO -—	OFIC	IN	A DE
		ARCHI	VO
. INT	RODUCCIÓN
El pres	ente Manual	de Procedimiento para l	a Administración del	Desarc	hi	vo Interno y
Externo	permitirá	a los funcionarios/as y	contribuyentes, c	omprend	er	mejor los
procedi	mientos que	deberán seguir cuando te	ngan que solicitar in	formació	n,	permitiendo
así sup	ervisar los m	ovimientos de los expedie	ntes municipales en	donde	la	Dirección de
Obras	Municipales d	ebe mantener el archivo d	e los expedientes, d	e acuer	do,	a la Ley de
Urbani	smo y Const	rucciones (LGUC), Artíc	ulo N* 8, Reglame	nto de	l	Sistema de
Informa	ción de Obr	as, Artículo N*2 y Artícul	o N*5, Ley de Tran	sparenc	ia	N* 20.285,
Artículo	N*5.
. OBJ	ETIVO Y AL	CANCE
Este Ma	nual, se apl	icará a toda la Dirección	de Obras Municipales	, y a l	os	solicitantes
externo	s a ella, qu	e tiene la finalidad de	estandarizar y esta	blecer	los	procesos
relacio	nados con l	a administración, el cont	rol, uso-tenencia	y resg	uar	do de los
expedie	ntes municip	ales, debiendo por su p	arte, entre otras fi	nalidade	s,	permitir el
control	específico d	e los expedientes, como	asimismo, préstamo	s intern	os,	registro y
control	de revisión	externa, promoviendo l	a correcta administr	ación y	a	cciones de
mejoras	para asegu	rar los niveles exactos	de información, conf	iabilida	d,	buen uso,

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es	tado de conservación, alma	cen	amiento y orden de	lo	expedientes,	asimismo	la
cor	recta rotulación en los med	ios	de almacenamiento	físic	o como digital	, finalment	e,
vel	ar por la calidad del servicio	en	el desarchivo interno	y ex	terno, para es	to la Ofici	na
de	Archivo, realiza seguimien	to	a los tiempos de r	espu	esta y segui	miento a	la
co	nformidad de los solicitante	s de	acuerdo al servicio	pres	tado. Además	, definir l	as
re	sponsabilidades en el uso y	ten	encia de los expedi	ente	s en concorda	ncia con	la
no	rmativa legal vigente.
	MARCO LEGAL Y NORMAT	IVO
	Ley N* 20.285 Sobre acceso	a la	Administración Públic	a.
	Dictamen 39722/98, Contralo	ría	General de la Repúbli	ca.
	Ordenanza Municipal N*01	de	fecha 26-10-2022,	sobr	e decretos mu	nicipales	d
	concesiones de Espacios, Lo	cale	s y Puestos en Feria.
	RESPONSABILIDADES
	Cargo	Res	ponsabilidad en las a	ccio	nes a seguir e	n las
		dist	intas actividades.
	Encargadas/os de la	-	Planificar, progra	mar,	coordinar,	dirigir	y
	oficina de Archivo	s	upervisar el registro	y co	ntrol de los	expediente	s
		m	unicipales.
		- —	Administrar el Sist	ema	de Control de	Desarchiv	o
		i	nterno y externo, par	a pr	oporcionar la	informació	n
		n	ecesaria y oportuna	en c	uanto a ubic	ación de lo	s
		e	xpedientes.
		- M	antener el archivo en	bue	n estado de
		c	onservación.
	Todos los/las \|	- —	Cada Funcionario/a	de	la Dirección	de Obras	,
	Funcionarios/ías de la	s	erá responsable de	los	expedientes s	olicitados	y
	Dirección de Obras	q	ue se encuentran r	egis	trados en el	Sistema d	e
	Municipales y solicitantes	C	ontrol de Desarchivo.
	externos.
	TÉRMINOS Y DEFINICION	ES
	Desarchivo	-	Consiste en facilita	r la	documentaci	ón que s	e
			encuentra archivada	en la	Dirección de	Obras, par	a
			ser revisada tanto	en f	orma física c	omo digital	,
			fotocopiada oO imp	resa	, como po	r ejemplo	:
			expedientes de edifi	cació	n, de ventas	por pisos	y
			departamentos, sub	divis	iones, fusio	nes, loteo	,
			recepciones finales,	pe	rmisos de ed	ificación	y
			planos.
	Programar desarchivo	-	Son las solicitudes	que	se generan	a través d	e
	interno		correo interno, las cu	ales	son revisadas	, buscadas	,
			programadas, regist	radas	y notificada	s vía corre	o
			electrónico al solicit	ante	cuando están	disponible	s
			para retiro.

Tabla 3 (página 3 (ocr) (texto) · 41 filas)

Programar desarchi	vo	Son las solic	itudes q	ue se generan on	line desde el
externo		link de des	archivo	ubicado en la	página web
		utilizada por	la Muni	cipalidad de Hue	churaba, las
		cuales son	revisad	as, buscadas,	programadas,
		registradas y	notific	adas vía correo	electrónico al
		solicitante,	con el	día y hora de	l desarchivo
		presencial.
Sistema de control	de	Corresponde	a la	s herramientas	informáticas
desarchivo		utilizadas por	la Muni	cipalidad de Hue	churaba, con
		el objeto de	registra	r y controlar lo	s desarchivos
		internos y ex	ternos,	con el enfoque de	velar por los
		expedientes	municipa	les.
Expediente municip	al de	Son los que	contien	en las aprobaci	ones tanto de
una propiedad		edificación c	omo de	urbanización, al	macenadas en
		el Archivo Mu	nicipal.
Agenda		Corresponde	a la he	rramienta inform	ática utilizada
		por la Munici	palidad	de Huechuraba,	con el objeto
		de administra	r, regist	rar y controlar lo	s desarchivos
		internos y e	xternos,	con enfoque a	mejorar los
		tiempos de r	espuesta	a las solicitudes	.
Cobro de desarchiv	o	Es el cobro	de dere	chos por la revi	sión física de
		expedientes	es de ac	uerdo al CAV, Tí	tulo XI Sobre
		Derechos V	arios,	Letra R del	artículo 26,
		Ordenanza	Municipa	l Número 1 de	fecha 26-10-
		2022.
Notificación		Consiste en	informa	r vía correo elec	trónico a los
		solicitantes d	el día y	hora de su desarc	hivo.
		Es la reprod	ucción p	arcial o total de	forma física o
Copia de expedient	es
		digital de un	expedien	te.
		Cuota de aho	rro para	la vivienda.
CAV
DESCRIPCIÓN DE	L PROCESO	- PROCEDI	MIENTO
El proceso de Desa	rchivo, corr	esponde a la	s gestio	nes realizadas p	or parte de la
Oficina de Archivo	de la Direcc	ión de Obra	s Munic	ipales de la Mun	icipalidad de
Huechuraba, para	facilitar la d	ocumentació	n que s	e encuentra ar	chivada en la
Dirección de Obras	para ser revi	sada tanto en	forma f	ísica como digital.
La Oficina de Archi	vo, se encarg	a en su tota	lidad de	la administració	n y control del
desarchivo, para ll	evar a cabo	esta función,	lo real	iza mediante un	a herramienta
informática y planil	la Excel, lo q	ue permite	automati	zar el proceso d	e registro de
solicitudes y autom	atizar las he	rramientas	de segui	miento y control	internas del
Departamento.

Tabla 4 (página 4 (ocr) (texto) · 36 filas)

			Ac	tividad				O	Resultado
1.0	\|	P	roceso de revisión	de soli	citud y r	egistro de	de	sarchivo
		T	anto los solicitante	s intern	os como	externos,	\|	Encargado	Desarchivo
1.1	\|	g	eneran su solicitud m	ediant	e correo	electrónico		de	interno y
		y	plataforma digital re	spectiv	amente.			Desarchivo	externo
		L	a Oficina de Archivo	, le co	rrespond	e efectúa		Encargado	Desarchivo
1.2		\|la	revisión de las sol	icitudes	, para e	valuar su		de	interno y
		a	dmisibilidad.					Desarchivo	externo
		C	orresponde a la	admini	stración	de las
		s	olicitudes internas y	exter	nas a tr	avés de la
		h	erramienta informá	tica	utilizada	por la	\|	Encargado	Manel
			bei						jo de
1.3	\|	M	unicipalidad de Hue	churaba	, con el	objeto de		de	Agenda
		c	ontrolar y revisar l	os desa	rchivos	internos y	\|	Desarchivo
		e	xternos, con enfoqu	e a mejo	rar los t	iempos de
		r	espuesta a las solici	tudes.
		L	a Oficina de Desarch	ivo un	a vez re	visadas las
		s	olicitudes externas e	n la pl	ataforma	, busca la	\|	Encargado	Notificación
1.4	\|	i	nformación, una vez	que se	dispone	de ella, se		de d	e desarchiv
		n	otifica al solicitante	a travé	s de la	plataforma	\|	Desarchivo	externo
		di	gital con el día y hor	a del de	sarchivo	.
		U	na vez que el solicit	ante ha	sido not	ificado con
			.	l		-.	\|	Encargado	Pago del
		el	día y hora del de	sarchiv	o, se i	nforma vía
1.5							d	e	desarchivo
		p	lataforma del pago	y sus	modalid	ades para		l
								Desarchivo	externo
		c	ancelar.
			La Oficina de Desar	chivo e	n forma	presencial
			hace entrega del	desarc	hivo so	licitado al			ss
								Encargado	Atención
			interesado, procur	ando	que se	entregue			.
1.6				2d		:		de P	resencial d
			correctamente lo sol	icitado	y custo	diando que		l	rs
								Desarchivo	público
			no se dé mal uso	o haya	sustrac	ción de la
			documentación.

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MA DE FLUJO
Besarchivo interno y bxtemo
7
iniemro
Y	Solo tud de
alictud rediante d	esarchivo po
orey electrónico pla	taforma o co
	electónico
Buúscueda de la
	Revis
información	ón de
	solcituc en
	ayenda ue
l
	platalorma
egistro y corten!
e préstamos de
documentación
Bú	scueda de
\|	información
Notficac Án por
nto clesvórico de
dispomubilidad y Y
rtegd prestaciól Not	! cación por
nlata	fcima dle tec
L	hora
	;
Solic	itud ue cobr
solicita	nte via plat
Pa	go y entreg
pr	esencial cel

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CRIBASE el p
- Alcaldía
- Adm. Munici
- Control
- Jurídico
- DAF
- Obras
- Central de D
D.E.N*01/3812

Enlace

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